Köping Kommune sænker tærsklen for bedre dokumentation med Lifecare AI Dokumentationssupport

Inden for kommunal pleje og sociale tjenester er dokumentation en del af selve plejeopgaven. Når noter mangler, er uklare eller placeret forkert, påvirker det opfølgning, samarbejde og servicebrugerens sikkerhed. 

For Köping Kommune var udfordringen ikke ny. Organisationen havde allerede arbejdet med dokumentationsrepræsentanter, instruktioner, rutiner, træning og interne gennemgange. Alligevel var der tilbagevendende friktion: ikke alle følte sig trygge nok til at gå ind i det operationelle system og dokumentere, og mange var usikre på, hvordan et notat skulle formuleres. 

En vigtig årsag var sproget. Medarbejderne har forskellige sproglige baggrunde og forskellige niveauer af erfaring med at skrive journalnotater. Dette kunne føre til korte, uklare eller mindre passende formulerede notater. I nogle tilfælde blev dokumentationen slet ikke færdiggjort. 

Konsekvensen er praktisk i det daglige arbejde. Ledere, kolleger, sundhedspersonale, bemandingskoordinatorer og andre skal kunne følge med i, hvad der er sket omkring en servicebruger. Når information mangler, kan den næste person i kæden let miste overblikket over konteksten.

Köping startede i lille skala. Repræsentanter fra hjemmepleje, særlige boliger og LSS (Lov om Støtte og Service til Visse Handicappede) blev udvalgt, med to til tre personer fra hvert område. Gruppen modtog en simpel introduktion og testede støtten i praksis i løbet af pilotperioden. 

Piloten voksede derefter til omkring ti brugere. Når kommunen havde samlet erfaring og feedback, blev funktionen rullet bredere ud på tværs af sundheds- og socialpleje. Forud for udrulningen producerede kommunen en kort informationsfilm, informerede ledere og offentliggjorde information på intranettet. 

Der var ingen omfattende træningsinitiativ. Funktionen kunne aktiveres inden for den eksisterende arbejdsmetode, hvilket var vigtigt i en organisation, hvor tid og støtte ressourcer er begrænsede. Samtidig understregede Köping, at løsningen ville fortsætte med at udvikle sig, og at brugerfeedback var en del af arbejdet.

Köping Kommune beskriver den største effekt hidtil som dobbelt: flere noter og noter af bedre kvalitet. 

Den tydeligste daglige fordel er, at personalet får hjælp til at komme i gang. Støtten foreslår, hvor meget der skal skrives, hvordan teksten kan forblive faktuel, og hvordan formuleringerne kan gøres klarere. For medarbejdere, der føler sig usikre på svensk eller på dokumentationsformatet, kan dette gøre en stor forskel. 

Ifølge Jessica sagde en medarbejder i pilotprojektet, at Lifecare blev sjovere at bruge, og at AI-støtten gav hende det værktøj, hun havde brug for, for at turde dokumentere. For Köping var dette et stærkt signal: teknologien fungerede bedst, når den blev oplevet som støtte i arbejdet, ikke som kontrol ovenfra. 

Støtten har også hjulpet med at reducere risikoen for fejl. Hvis en bruger ved en fejl skriver et fornavn, der ikke er servicebrugerens navn i den aktuelle journal, udsender systemet en advarsel. Tidligere kunne en note i værste fald ende i en anden persons journal. Nu modtager brugeren en klar påmindelse, før teksten underskrives.

For både Tieto Caretech og Köping Kommune har ansvar været centralt. AI-supporten skal ikke erstatte dømmekraft, professionelt ansvar eller lokale rutiner. Den skal hjælpe brugeren med at skrive bedre, men det er stadig mennesket, der skal læse, vurdere og stå bag den underskrevne journalnote. 

Løsningen er bygget til sundheds- og socialdokumentation, med adgangskontrol i Lifecare og støtte til både lokal drift og cloud-tjeneste. Microsoft Azure bruges til tekstbehandling og transskription. Ingen journaldata gemmes permanent i Azure, kundedata bruges ikke til at træne AI-modeller, og alle data håndteres inden for EU's grænser. 

Dette gør det muligt for kommunen at teste ny teknologi uden at miste de grundlæggende spørgsmål af syne: hvem er ansvarlig for indholdet, hvor er informationen gemt, hvem har lov til at se det, og hvordan sikres sporbarhed?

Köping Kommune bruger Lifecare som sit driftssystem inden for sundhed og social omsorg. Kommunen har et bredt Lifecare-miljø, der inkluderer støtte til udbydere, sagsbehandlere, gebyrer, boliger, afvigelsesstyring og områder knyttet til kommunal sundhedspleje. 

Arbejdet med Lifecare AI Dokumentationsstøtte er blevet drevet af systemadministrationsteamet inden for sundhed og social omsorg. Jessica Blom von Alten, systemadministrator, beskriver rollen som både udviklende og praktisk: støtte brugere, få systemerne til at fungere og samtidig holde øje med nye måder at arbejde på.

Köping Kommune viser, hvordan AI kan introduceres på en jordnær måde i kommunal sundheds- og socialpleje: tæt på brugeren, tæt på det eksisterende driftsystem og med klare grænser for ansvar og informationshåndtering. 

For Tieto Caretech er sagen et eksempel på den slags AI-udvikling, som sundheds- og plejetjenester har brug for mere af. Ikke løsninger, der lover for meget, men støtte, der hjælper personalet i en konkret arbejdsopgave, styrker kvaliteten skridt for skridt og lader organisationen forblive i kontrol.