Köpings kommun sänker tröskeln för bättre dokumentation med Lifecare AI Dokumentationsstöd

I kommunal vård och omsorg är dokumentationen en del av själva vårdarbetet. När anteckningar saknas, blir otydliga eller hamnar fel påverkas både uppföljning, samarbete och brukarens trygghet.

För Köpings kommun var utmaningen inte ny. Verksamheten hade redan arbetat med dokumentationsombud, instruktioner, rutiner, utbildningar och interna granskningar. Ändå fanns en återkommande friktion: alla vågade inte gå in i verksamhetssystemet och dokumentera, och många var osäkra på hur en anteckning skulle formuleras.

En viktig orsak var språk. Medarbetare har olika språkbakgrund och olika erfarenhet av att skriva journalanteckningar. Det kunde leda till korta, otydliga eller mindre lämpligt formulerade anteckningar. I vissa fall dokumenterades det inte alls.

Konsekvensen blir praktisk i vardagen. Chefer, kollegor, HSL-personal, bemanningssamordnare och andra behöver kunna följa vad som hänt kring en brukare. När information saknas blir nästa person i kedjan lätt blind för sammanhanget.

Köping började i liten skala. Representanter från hemtjänst, särskilt boende och LSS valdes ut, med två till tre personer per område. Gruppen fick en enkel genomgång och testade stödet i praktiken under pilotperioden.

Piloten växte sedan till omkring tio användare. När kommunen hade samlat erfarenheter och återkoppling rullades funktionen ut bredare till hela vård och omsorg. Inför utrullningen tog kommunen fram en kort informationsfilm, informerade chefer och publicerade information på intranätet.

Det fanns ingen tung utbildningsinsats. Funktionen kunde aktiveras i det befintliga arbetssättet, vilket var viktigt i en verksamhet där tid och stödresurser är begränsade. Samtidigt betonade Köping att lösningen fortfarande skulle utvecklas och att användarnas återkoppling var en del av arbetet.

Köpings kommun beskriver den största effekten hittills som tvådelad: fler anteckningar och bättre kvalitet i anteckningarna. 

Den tydligaste nyttan i vardagen handlar om att personalen får hjälp att komma igång. Stödet ger förslag på hur mycket som behöver skrivas, hur texten kan hållas saklig och hur formuleringarna kan bli tydligare. För medarbetare som känner sig osäkra på svenska eller på dokumentationens form kan det göra stor skillnad.

En medarbetare i piloten beskrev enligt Jessica att Lifecare blev roligare att använda och att AI-stödet gav henne verktyget att våga dokumentera. För Köping blev det en stark signal: tekniken fungerade bäst när den upplevdes som hjälp i arbetet, inte som kontroll ovanifrån.

Stödet har också bidragit till att minska risken för fel. Om en användare råkar skriva ett annat förnamn än brukarens i den aktuella journalen varnar systemet. Tidigare kunde en anteckning om en person i värsta fall hamna i en annan persons journal. Nu får användaren en tydlig påminnelse innan texten signeras.

För både Tieto Caretech och Köpings kommun har ansvarsdelen varit central. AI-stödet ska inte ersätta omdöme, yrkesansvar eller lokala rutiner. Det ska hjälpa användaren att skriva bättre, men det är fortfarande människan som måste läsa, bedöma och stå för den signerade anteckningen.

Lösningen är byggd för vård- och omsorgsdokumentation, med behörighetsstyrning i Lifecare och stöd för både lokal drift och molntjänst. Vid textbearbetning och transkribering används Microsoft Azure. Ingen journaldata lagras permanent i Azure, kunddata används inte för att träna AI-modeller och all data hanteras inom EU:s gränser.

Det gör att kommunen kan pröva ny teknik utan att tappa bort de grundläggande frågorna: vem ansvarar för innehållet, var finns informationen, vilka får se den och hur säkerställs spårbarhet?

Köpings kommun använder Lifecare som verksamhetssystem inom vård och omsorg. I kommunen finns en bred Lifecare-miljö med bland annat stöd för utförare, handläggare, avgifter, boende, avvikelsehantering och delar kopplade till HSL.

Arbetet med Lifecare AI Dokumentationsstöd har drivits av systemförvaltningen inom vård och omsorg. Jessica Blom von Alten, systemförvaltare, beskriver rollen som både utvecklande och praktisk: att stötta användare, få systemen att fungera och samtidigt hålla blicken framåt mot nya arbetssätt.

Köpings kommun visar hur AI kan införas på ett jordnära sätt i kommunal vård och omsorg: nära användaren, nära det befintliga verksamhetssystemet och med tydliga gränser för ansvar och informationshantering.

För Tieto Caretech är caset ett exempel på den typ av AI-utveckling som vården behöver mer av. Inte lösningar som lovar för mycket, utan stöd som hjälper personalen i ett konkret arbetsmoment, stärker kvaliteten steg för steg och låter verksamheten behålla kontrollen.