noun_Email_707352 Breadcrumb arrow noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

Новый формат УПД/УКД-2019

Переход на новый формат для разных вариантов интеграции SAP ERP и ЮЗДО

Задать вопрос

23 мая 2019

Как подготовиться к введению нового формата УПД/УКД-2019?

 Для многих компаний электронные юридически значимые УПД и УКД успешно дополнили печатные счета-фактуры и передаточные документы (акты и накладные). Применяемый сейчас формат электронных документов стал обязательным с  01.07.2017 и может использоваться до 31.12.2019. На смену ему приходят формат УПД, введенный приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, а также формат УКД, который пока находится в стадии проекта (regulation.gov.ru/p/85440). Как и в 2017 году, сроки, определенные законодательством, позволяют в переходный период использовать оба формата. В результате компании могут оказаться вынуждены поддерживать оба формата или согласовывать с контрагентами момент переключения.  При этом отдельные отрасли и компании могут быть заинтересованы в скорейшем переходе на новый формат. Например, текущий формат неудобен для передачи больших объемов данных маркировки, и участники оптовой торговли табаком крайне заинтересованы в новом формате. Другие компании могут откладывать переход, ожидая стабилизации решений операторов и поставщиков ERP-системы и полной готовности контрагентов. Если проект ЮЗДО реализуется в 2019 году, то компания может ограничиться внедрением только нового формата и начинать обмен с контрагентами по мере их готовности

 Требования и возможности

Вводимый формат является развитием используемого сейчас формата и большая часть изменений связана с поддержкой новых законодательных требований и актуальных для бизнеса функций. Упомянем некоторые наиболее важные изменения:

  • Специальные сегменты для данных маркировки (Распоряжение Правительства РФ № 792-р от 28 апреля 2018 г. об обязательной маркировке средствами идентификации, «Честный знак») и данных документарной  прослеживаемости  (нормативный документ пока в стадии проекта https://regulation.gov.ru/p/88215)
  • Кодирование согласованной сторонами обмена структуры информационных полей
  • Идентификатор для счетов-фактур на аванс и для реализации комиссионером
  • Сведения о факторинге
  • Новая таблица данных закупок для государственных и муниципальных нужд
  • Новая таблица данных накладной/акта
  • Новые поля в характеристиках товара
  • Интервал вместо точной даты для поставки товаров, оказания услуг
  • Подписанное отклонение
  • Технические изменения: заполнение полей дефисами, изменения правил заполнения, форматов, обязательности и т.п.

  Общие рекомендации

 Прежде всего необходимо проанализировать, какие изменения актуальны для процессов конкретной компании. Затем необходимо проверить, ведутся ли требуемые для новых функций данные в SAP-системе, а также соответствует ли формат данных требованиям. Например, номер и дата государственного контракта для заполнения печатных документов могу вестись в виде одного текстового поля. Т.к. формат УПД требует заполнения номера и даты в отдельных полях, появится необходимость изменить способ ведения этих данных. Результатом этапа анализа станет описание необходимых изменений в системе и в процессах. 

Отдельно стоит отметить данные маркировки. Если компания подпадает под требования обязательной маркировки в оптовом звене, внедрение нового формата УПД будет тесно связано с решением для ведения данных маркировки.

Кроме внутреннего анализа, желательно обсудить с ЮЗДО-оператором и ключевыми контрагентами, какие новые функции будут востребованы в обмене с их стороны. Также совместно с оператором и контрегентами нужно определить политику поддержки форматов на переходный период, причем для входящих и исходящих документов подход может быть разным.

Определив функциональные требования и дополнив их техническим изменениями формата, можно планировать работы по доработке интеграционного решения ЮЗДО.

Рекомендации для отдельных способов интеграции.

SAP-стандартное решение

SAP СНГ уже много лет развивает решение для формализованного ЮЗДО, включающее пользовательский интерфейс и функционал формирования и обработки XML. Также это решение содержит стандартный интерфейс для модулей подписания КЭП и обмена с оператором. Такие модули поставляются операторами электронного документооборота. SAP обеспечивает соответствие решения законодательным требованиям и выпускает обновления (SAP-ноты). Установку нот необходимо производить согласованно с обновлением операторского модуля, иначе полученная комбинация может оказаться неработоспособной. Также может быть необходима адаптация ранее внедренных изменений, а так же доработка новых сценариев. Информация о подготовке обновления размещена на SAP ONE Support launchpad в разделе Announcement of Legal Change (New format of e-invoice (2019) according to Tax authority order order 19.12.2018 N MMB-7-15/820@). Порядок обновления модулей нужно обсуждать с оператором.

Гибридный EDI-обмен

Данная схема широко применяется компаниями, использующими EDI-обмен (логистические сообщения стандарта EDIFACT/EANCOM). При этом поставщик отправляет EDI-сообщение INVOIC через оператора EDI к оператору ЭДО, который преобразует сообщение в черновик юридически значимого документа в формате XML ФНС. В WEB-интерфейсе происходит подписание и последующие действия с электронным УПД. Данный вариант имеет определенные ограничения, но он наименее трудоемок с точки зрения внедрения нового формата. ЮЗДО-оператор обеспечит соответствие техническим требованиям и преобразование INVOIC в старый или новый формат в зависимости от требований получателя. Доработка может потребоваться для того, чтобы дополнить INVOIC данными, которые не использовались в прежнем формате. Также необходимо усилить контроль за обменом документами по мере перехода контрагентов на новый формат,  т.к. переключение может сопровождаться сбоями.

Коннекторы на основе выходных документов

При данном способе интеграции SAP-система выгружает и загружает файлы, которые обрабатываются с помощью коннектора, специального ПО, установленного вне SAP-системы. Коннектор обеспечивает обмен с сервисами оператора. В зависимости от реализации, SAP-система может обмениваться как  IDOC XML файлами, так и файлами в формате ФНС. В первом случае преобразование производит коннектор и для перехода на новый формат достаточно обновить коннектор и, аналогично EDI-интеграции, дополнить IDOC данными, которые раньше не применялись. В случае, когда SAP-система работает с ФНС XML, необходимо доработать программы обработки, чтобы обеспечить как поддержку новых бизнес данных, так и соответствие техническим требованиям формата.  Также в этом случае управление форматом в переходный период должно быть реализовано на стороне SAP-системы.

Тиражируемые решения сторонних интеграторов

В случае применения такого решения нужно обсуждать порядок перехода с интегратором, поставившим или поддерживающим решение. Так как переход предстоит всем, у интегратора должны быть наработки, касающиеся реализации технических требований. Вместе с тем компания-заказчик остается ответственной за определение объема изменений, связанных с новыми бизнес функциями, и было бы неправильно до анализа считать, что проект сводится к обновлению ПО интегратора.

Решения собственной разработки

В случае решений собственной разработки компании необходимо инициировать проект перехода на новый формат. Для узкофункциональных решений, например, для заполнения данных закупочной фактуры на основе УПД, необходимо определить, как влияет новый формат на решение и, при необходимости, произвести доработку. Для полнофункциональных решений может потребоваться большой объем изменений, включающий расширение бизнес сценариев, например, для поддержки функции подписанного отказа.

Заключение

Внедрение нового формата влечет издержки для организаций и является довольно хлопотным и трудоемким для IT и бизнес-подразделений. С другой стороны, новый формат решает некоторые вопросы, которые препятствовали внедрению ЮЗДО в ряде компаний. Например, отсутствие в электроном документе и визуализации прочерков, аналогичных требуемых в печатном формате счета фактуры, могли привести к отказу от ЮЗДО обмена. Хорошо организованный и реализованный проект по внедрению нового формата может повысить охват контрагентов, сделать обмен более информативным и надежным. Это, а так же основные выгоды от внедрения ЮЗДО, такие как скорость и прозрачность обмена и меньшая стоимость выпуска и архивирования документов, оправдывают затраты на развитие ЮЗДО. Благодаря большому опыту в области ЮЗДО и EDI, консультанты компании Tieto помогут Вашей компании организовать и реализовать проект перехода на новый формат, выполнить технические требования и реализовать новые бизнес-функции.

 

Поделиться в Facebook Твит Поделиться в LinkedIn