Tibro kommun vill frigöra tid för socialt arbete med AI-stöd

Med ett AI-baserat dokumentationsstöd i Lifecare IFO vill Tibro kommun minska den administrativa belastningen, korta utredningsarbetet och ge socialsekreterare mer tid för den enskilde.

Utmaning

Utmaningen var att frigöra handläggarnas tid till det som skapar störst värde.

Tibro kommun såg ett växande behov av att använda tiden bättre inom individ- och familjeomsorgen. Kompetensförsörjningen är pressad, den administrativa belastningen är hög och verksamheten vill vara en attraktiv arbetsgivare. Samtidigt finns en tydlig ambition att förflytta arbetet från administration till mer socialt arbete, i linje med den nya socialtjänstlagen.

För handläggarna handlade utmaningen om att tiden inte räckte till. När dokumentation och utredningsarbete tar för stor plats blir det svårare att skapa utrymme för analys, uppföljning och mötet med den enskilde.

Lösning

Lösningen integreras i handläggarnas befintliga arbetsflöde med fokus på enkel användning och trygg informationshantering.

För att möta behovet valde Tibro kommun att införa Tandem som kompletterande dokumentationsstöd i Lifecare IFO, verksamhetens primära verksamhetssystem. Målet är att göra dokumentationsarbetet enklare i det arbetsflöde som socialsekreterarna redan arbetar i, så att stödet blir en naturlig del av handläggningen i stället för ett sidospår.

Det som vägde tungt för verksamheten var att lösningen upplevdes enkel att använda. När tröskeln är låg blir det lättare att få användning i vardagen. Kommunen ser också att kombinationen av Lifecare IFO och Tandem kan skapa ett mer sammanhållet utredningsförfarande, där dokumentationsstödet hjälper processen att flyta bättre från samtal till dokumentation.

Informationssäkerheten har samtidigt varit en viktig del av arbetet. Kommunen lyfter vikten av tydliga krav på system, lagring och överföring för att skydda den enskilde och säkerställa att lösningen fungerar inom gällande lagar, interna rutiner och krav på helhetskvalitet.

Om kunden

Tibro kommun arbetar aktivt med digital utveckling och vill testa nya arbetssätt som stärker både verksamheten och kvaliteten för den enskilde. I detta fall omfattar satsningen individ- och familjeomsorgen, med fokus på handläggning, utredning och dokumentation i Lifecare IFO.

Tre konkreta effekter: mer tid för människor, kortare väg till stöd och en bättre vardag för handläggarna.

Nyttor i korthet

När administrationen tar mindre plats skapas bättre förutsättningar för både medarbetare och invånare. För Tibro kommun handlar nyttorna om att frigöra tid i vardagen, skapa ett smidigare utredningsflöde och ge socialsekreterarna mer utrymme för det arbete som gör störst skillnad.

1

Mer tid för socialt arbete

När dokumentationen går snabbare kan handläggarna lägga mer tid på mötet med den enskilde och mindre tid på repetitiv administration.
2

Kortare väg till stöd

Ett smidigare utredningsflöde kan bidra till att dokumentation och handläggning går snabbare, så att rätt hjälp kan sättas in tidigare.
3

Bättre förutsättningar i vardagen

Mindre administrativ belastning kan stärka arbetsmiljön, göra arbetet mer hållbart och bidra till att kommunen upplevs som en attraktiv arbetsgivare.

Tandem är just det verktyget vi behöver för att förflytta oss från ökade administrativa sysslor till mer socialt arbete, helt i linje med ny Socialtjänstlag.

Elin Zell, verksamhetschef IFO/FS, Tibro kommun

När dokumentationsstödet blir en del av arbetsflödet

Den mest konkreta nyttan väntas komma i de moment som idag tar mycket tid men skapar begränsat värde i sig: att dokumentera, sammanställa och hålla utredningsarbetet sammanhållet. Om handläggarna kan lägga mindre tid där frigörs mer utrymme för samtal, bedömningar och uppföljning.

På sikt hoppas Tibro kommun att satsningen ska bidra till både högre kvalitet och snabbare stöd till den enskilde. Det är ett pragmatiskt synsätt på AI i socialtjänsten: tekniken är inte målet i sig, utan ett sätt att minska administrativt arbete utan att tappa kontroll, kvalitet eller informationssäkerhet.

Vi har arbetat noggrant med både informationssäkerheten och helhetskvaliteten i lösningen. Vi ställer tydliga krav på system och lagring för att skydda den enskilde. Inspelning sker endast med samtycke och all överföring till journalsystemet följer gällande lagar och interna rutiner.

Linda Batshon Nilsson, digitaliseringssamordnare, Tibro kommun

Teamet på Tibro kommun som implementerat det nya AI-verktyget

Emma Nilsson, Enhetschef Myndighetsenheten, Linda Batshon Nilsson, Digitaliseringssamordnare och Elin Zell, Verksamhetschef

Framåt

Framåt handlar det om att våga börja där nyttan är tydligast och låta AI-stödet frigöra tid där behovet är som störst.

Tibro kommun ser införandet som ett steg i ett större utvecklingsarbete. Förväntningen är att AI-stöd över tid ska kunna bidra till effektivisering inom fler delar av socialtjänsten. Det blir särskilt viktigt i en verksamhet som står inför stora omställningar, ökade behov och en situation där samma eller färre medarbetare behöver räcka längre.

Budskapet till andra kommuner som överväger liknande steg är tydligt: börja där belastningen är som störst, håll fokus på verksamhetsnyttan och våga testa nya arbetssätt när de kan göra vardagen bättre för både medarbetare och den enskilde.

Tibro kommun visar hur AI-stöd kan användas där behovet är som mest konkret: i vardagens dokumentation och handläggning. När mindre tid går till administration blir det lättare att frigöra utrymme för det sociala arbete som gör verklig skillnad.

Tibro kommuns egen uppmaning till andra är enkel: Var modiga, våga testa.

Kontakta oss

Låt oss ta utvecklingen till nästa nivå – tillsammans.