PPS Modellen

Effektiv styrning av en portfölj handlar till största delen om att göra rätt prioritering mellan olika projekt, program och andra initiativ. Detta görs för att säkerställa maximalt resursnyttjandet och att verksamhetsnyttan blir optimal.

Resurserna är ofta begränsade och alla initiativ kan inte genomföras samtidigt. Att hantera och styra en portfölj skapar en balans mellan verksamhetens strategiska mål och organisationens förmåga att leva upp till dem, eller leveranskapacitet av projekt och förändringar. PPS sätter verksamhetens visioner och strategiska mål i centrum samtidigt som modellen ger stöd för allt från strategisk styrning, effektstyrning till en effektiv projektstyrning.

En portfölj i projektsammanhang är en samling projekt och program inom en organisation, eller en del av organisationen. I en portfölj behöver portföljledningen kontinuerligt göra en prioritering mellan de ingående initiativen för att säkerställa att maximalt bidrag till verksamhetens mål uppnås. Portföljledningen ansvarar för att identifiera verksamhetens strategiska mål och de mer kortsiktiga verksamhetsmålen som skall uppnås. Pågående projekt och nya initiativ nyttovärderas löpande mot de uppsatta målen.

Etablera en portföljstyrning
Portföljer kan etableras inom olika delar av organisationen och därmed för olika typer av projekt och program. Projekt och program som konkurrerar om samma resurser ska ingå i samma portfölj. Syftet med portföljen behöver vara tydligt. Man ska vara tydlig med vilken nytta som ska uppnås med portföljstyrningen, innan den etableras.

Det är verksamhetsledningen som ansvarar för att definiera och fastställa strategiska mål inom en organisation. Portföljledningen fastställer och följer upp effektmål. Portföljledningen ansvarar även för att projektens och programmens effektmål ligger i linje med de strategiska målen.

Prioritering av portföljen görs utifrån värdering och viktning av projektets bidrag till de strategiska målen, samt en viktning och värdering av de insatser som krävs för att genomföra projektet. Portföljledningen kan sedan göra en prioritering utifrån dessa viktningar, projektens beroenden till andra initiativ och vilken status projektet har.

I PPS modellen finns stödet för att etablera och driva en portfölj oberoende av verksamhetens storlek och komplexitet. PPS Portföljstyrning ger förutsättningar för att besluta om vilka projekt och program som ska starta, och en process för att göra prioriteringar samt följa upp gentemot effektmål och strategiska mål.

Läs mer om våra utbildningar 

Ett effektmål beskriver det framtida tillstånd som ska uppnås i verksamheten. I PPS är det effektägaren som är ytterst ansvarig för effektstyrningen och att ta fram ett Business case.

PPS hjälper din verksamhet att få ett gemensamt arbetssätt genom att erbjuda ett komplett stöd för effektstyrning. I PPS modellen finns också stöd för både strategisk styrning, förändringsledning och projektstyrning. Att ha PPS som modell gör att alla roller i verksamheten delar samma syn och kan jobba med samma begrepp och termer. Stödet finns i form av processer, mallar, checklistor och det vi kallar för färdigheter. Färdigheterna beskriver hur man gör.

Business case
Att värdera och beskriva ett effektmål till en viss kostnad, vid en viss tidpunkt och med resultatet beskrivet i form av nyttoobjekt är ofta ett omfattande arbete. Detta sammanfattas i ett Business case och kompletteras med en förankrad nyttorealiseringsplan. I Business caset sammanställs och jämförs de uppskattade kostnaderna och nyttorna. I kostnaderna ska förutom projektens kostnader även bedömning av förändringsbehovet uppskattas. Utöver detta ingår även att ta fram en plan för hur effektmålet ska uppnås.

För att uppnå effektmål behövs förändringar
Parallellt med projekt ansvarar effektägaren också för att förändringsarbetet i verksamheten förbereds och kommuniceras. För att göra verksamheten redo för att ta emot projekts och aktiviteters resultat behövs förändringsarbete genomföras. Förändringsledning är en förutsättning för att framtagna resultat ska skapa nytta i verksamheten. En förändring äger rum först när människan förändrar beteenden. I PPS modellen finns stöd för att förändringledning med fokus på det mänskliga perspektivet.

Att skapa förutsättningar för nya beteenden och förmågor gör verksamheten redo att ta emot projekts och andra initiativs resultat och se till att nyttan uppstår. Detta kräver en dedikerad förändringsledning som är dedikerad att planera och genomföra förändringarna.

Nyttorealisering, en del av Business case
Nyttorealiseringen, där både förändringar och nyttor följs upp och mäts över tid, är ett redskap för att styra mot effektmålet. Det följs upp för att visa om allt fungerar som tänkt eller om det krävs fler eller andra insatser för att uppnå effekten.

Grunderna för effektstyrning och att uppnå effektmålet är att projektet formas och styrs utifrån ett Business case, att referensgruppsarbetet fungerar bra och ger acceptans, samt att verksamhetsförändringen är välorganiserad och leds aktivt.

Ett Business case utgör planen för realiseringen och uppföljning av effektmålet. Det är ett levande dokument som också under och efter ett projekt används av effektägaren för att bedöma nya möjligheter och för att ta ställning till ändringar.

Program ansvarar för effektmål
Ibland delegerar effektägaren ansvaret att realisera ett effektmål till ett program. I det fallet är det programledningen som beskriver och detaljerar effektmålet. Ledningen för ett program, bestående av programledare och förändringsledare, ansvarar för att koordinera arbetet och säkerställa att förändringen i verksamheten nås och effektmålet realiseras. Effektmålet blir målet för ett program.

Boka din plats på kursen PPS Effektstyrning

En förändring äger rum först när människan förändrar. I PPS modellen finns stöd för att leda förändring med det mänskliga perspektivet. Att skapa förutsättningar för nya beteenden och förmågor gör verksamheten redo att ta emot projekts och andra initiativs resultat och se till att nyttan uppstår och består. Detta kräver en dedikerad förändringsledning. Förändringsledning är en del av verksamhetsutvecklingen och  effektstyrningen.

PPS stöd för förändringsledning är indelade i två faser, bedöma och realisera. Förändringsledaren planerar, organiserar och koordinerar förändringsaktiviteterna i samråd med verksamhetens representanter.

Bedöma förändring
Förändringsinitiativet börjar med en bedömning av hur omfattande och komplex förändringen är. Bedömningen görs utifrån vilka intressenter som berörs, organisationens förutsättningar, kapacitet och en analys av risker som kan påverka förändringen. PPS verktyg ”Klassificering av förändring” hjälper dig att förstå vilket arbete som kommer att krävas och skapa samsyn på vad förändringen innebär.

Realisera förändring
En förändring behöver förberedas. Detta görs genom att formulera och sprida information om varför förändringen ska ske, organisera, planera och fastställa förändringsaktiviteterna. En beredskap behöver skapas för ett effektivt genomförande av förändringen och verksamhetens ledare behöver ha förstått och accepterat sitt åtagande i förändringen. Vidare behöver det säkerställas att medarbetarna får stöd i förändringen, d.v.s. att de förstår och accepterar förändringen och att de har den kunskap som krävs för de nya beteenden och förmågor som förändringen innebär.

Att genomföra en förändring handlar om att vara följsam och genomföra planerade förändringsaktiviteter i samarbete med verksamhetens ledare. Förändringsledningen bör också lyfta fram och fira framstegen när nya beteenden uppstår och bemöta tidigare oönskade beteenden. Det fortsatta arbetet handlar om att säkerställa att nya beteenden och arbetssätt bibehålls. 

Att leda människor genom en förändring kräver ett lyhört ledarskap och tydlig kommunikation. I PPS modellen finns mycket stöd för ledarskap och kommunikation.

Lär dig leda förändringar i våra utbildningar i förändringsledning.

PPS projektmodell ger stöd för alla typer av projekt. Modellen är skalbar, bygger på praktiska erfarenheter och ligger i linje med standarder inom området. PPS projektmodell visar vad som ska göras, hur det bör göras och vem som ansvarar för vad. Praktiskt stöd för projektstyrningen finns i de olika färdighetsavsnitt och mallar etc. som ingår i projektmodellen.

Projekt är olika, förutsättningarna och behovet av styrning varierar. Allt som är beskrivet i projektmodellen kan inte - och behöver inte - användas i alla projekt. Att göra medvetna val och behovsanpassa användningen av modellen är en nödvändig del av projektledningens vardag. I projektmodellen finns stöd för hur man gör i form av färdigheter, mallar, checklistor, arbetsgångar och rollbeskrivningar. Projektledningen ansvarar för att leverera det överenskomna projektmålet.

PPS projektmodell för projektledning beskriver de tre faserna; förberedelse, genomförande och avveckling. Faserna kompletteras av Beslutspunkter, där styrgruppen fattar beslut, och de steg som projektet behöver genomgå. Stegen innehåller stöd som beskriver hur man gör i form av färdigheter, mallar, checklistor, arbetsgångar och rollbeskrivningar.

PPS projektmodell består av tre faser, förbereda, genomföra och avveckla.

Förberedelsefasen i projekt
Förberedelse avser arbetet mellan BP1 och BP3. Syftet är att definiera vad projektmål och avgränsningar samt hur arbetet praktiskt ska genomföras. En projektplan som inkluderar ett projektmål ska vara överenskommet med styrgruppen vid BP3 och utgör grunden för genomförandet.

I förberedelsearbetet väljer man vilken produktionsstrategi för genomförande som är mest lämplig. PPS-modellen kan användas på ett flexibelt sätt och det är lätt att kombinera exempelvis agilt och vattenfall i samma projekt.   

Produktionsstrategierna kan även kombineras så att de passar behov och organisation.

Genomförandefasen i projekt
Här skapas de resultat som leder till att projektmålet uppfylls. Hur resultaten skapas och med vilken strategi arbetet genomförs kan variera, men styrmodellen kan alltid användas. En allt vanligare strategi är agilt. En aktiv återkoppling av behov, åtaganden och resultat kompletteras med en ordnad hantering av ändringar. Nyttan stäms av kontinuerligt under projektets gång för att säkerställa ett användbart resultat och ett lyckat projekt.

Avvecklingsfasen i projekt
Avveckling innebär återlämning av de resurser projektet har använt. En summering av projektets förlopp och gjorda erfarenheter samlas i en slutrapport för att kunna återanvändas i framtida projekt. Projektet stängs i BP8.

PPS-modellen är mycket mer än bara en projektmodell
PPS-modellen är ett komplett stöd för hela verksamheten från strategisk styrning, effektstyrning, förändringsledning till projektstyrning. Modellen ger stöd för alla roller och tydliggör vilket ansvar och befogenheter dessa roller bör ha. Att rollerna samverkar är centralt i modellen och det finns mycket stöd för ledarskap och samverkan. Projektmodellen innehåller även guider och mallar. Modellen är idag så mycket mer än bara en projektmodell. 

För att lära sig mer om projektmodellens innehåll och struktur finns ett flertal projektledarutbildningar

PPS är även med och bidrar i utvecklingen av standard gällande projekt på SIS - Svenska institutet för standarder.

Projektmodellens koppling till effektmål och förändring i verksamheten
Projektet fokuserar på att uppnå det överenskomna projektmålet men behöver också vara medveten om vilken effekt projektet ska bidra till i verksamheten. För att projektet ska bidra till mesta möjliga nytta i verksamheten behöver man även jobba med förändringar i verksamheten. Detta arbete leds av effektägaren.

Effektägarens arbete fokuserar på att säkerställa effektmålet. Från tidigt initiativ och under hela arbetet med produktion av projektets resultat värderas effektmål och projektmål utifrån verksamhetsnytta och kostnad. Nödvändiga förändringar i verksamheten planeras och genomförs för att säkerställa att effektmålet uppnås. Effektägarens arbete inkluderar även att ge underlag för en övergripande prioritering av projektportföljen.

PPS och agilt delar samma synsätt!
Att snabbt få ut nytta och att prioritera rätt projekt och initiativ är av allt större vikt. Många verksamheter ser ett agilt arbetssätt som lösningen till att öka sin förmåga att leverera resultat. I det agila arbetssättet arbetar de agila teamen nära verksamheten och levererar värdefullt resultat ofta. Som komplement behövs även stöd för vidare förankring och förändring i verksamheten. samt  för övergripande planering och prioritering i linje med verksamhetens strategier.

En av nycklarna till att lyckas med agilt arbetssätt i kombination med projekt är att välja rätt modell. PPS-modellen är enkel, tydlig, användarvänlig och anpassningsbar utefter behov. Detta gör att man enkelt kan använda sig av de färdigheter och verktyg som finns i PPS även när man arbetar agilt.

PPS och agila metoders grundtankar och synsätt stämmer mycket bra överens med varandra. För både agilt och PPS är verksamhetsnyttan viktigast. Fokus ligger på att hela tiden  stämma av att man arbetar mot det verkliga kundbehovet.

Tittar man på de centrala begreppen i PPS och agilt så delar de samma grund för hur effektivt arbete och resultat skapas:

• människor och individer
• resultat och nytta
• säkra deltagande och motivation
• samsyn och samarbete 

PPS är skalbart
PPS som modell går att applicera i alla typer av projekt. Och oavsett om man arbetar agilt eller ej så anpassar man alltid användningen till behovet. Modellen är ett stöd, och inte ett regelverk.

Kultur och arbetssätt
Agilt och PPS är två praktiska tillvägagångssätt för hur man planerar och bedriver arbete och de har i grunden gemensam kultur. Båda används i styrning av verksamhet, projekt och individuellt arbete. Fokus är på kunden, individen, personligt ansvar, gemensam respekt och anpassningsbarhet. Båda tillvägagångssättens grundvärderingar ligger nära varandra, båda sätter människan och individen i centrum. 

Förändringar i projekt
Förändringar är en naturlig del i projektarbetet. Det är givet när man arbetar agilt, men även i alla typer av projekt behöver man vara öppen för ändringsbehov. Även när man väljer att definiera hela resultatet tidigt i projektet,  uppmuntrar PPS till att fortsätta  att fråga kunden om det vi kom överens om verkligen motsvarar behovet. Vi lär oss genom hela projektet, och det viktigaste är att kunden blir nöjd – inte att slaviskt följa den plan vi gjorde upp initialt.

Läs mer om kursen PPS Agilt här

PPS-modellen är förpackad i webbapplikationen PPS OnLine. Här finner du allt stöd du behöver från PPS-modellen. Utifrån roll eller storlek på projekt väljer du ingång i PPS OnLine och får då enkelt rätt stöd när det behövs.

PPS OnLine är indelat i olika områden. Du väljer vilket område som passar din roll och hittar där enkelt det stöd som just du behöver. 

Lättillgänglig - I PPS OnLine kommer du enkelt åt hela PPS projektmodell med steg för steg-beskrivningar, mallar, färdigheter och checklistor.

PPS OnLine är:

• Rollbaserad - Din projektroll bestämmer ingången i PPS OnLine, och ger dig rätt stöd som behövs för just din roll.
• Skräddarsydd - PPS OnLine kan skräddarsys till din verksamhets behov och standarder, där exempelvis mallar och information anpassas utifrån önskemål.
• Kontinuerliga utgåvor - Kunddriven utveckling med kontinuerliga utgåvor, där användaren alltid har tillgång till den senaste versionen.
• Flera språk - PPS OnLine finns på svenska och engelska.

• Erkänd modell som är etablerad i stora delar av näringslivet och offentlig verksamhet. Chansen är god att dina kunder och underleverantörer använder modellen.
• Gemensamt arbetssätt för alla projektroller, på samtliga nivåer, från portfölj till projektmedarbetare. PPS-modellen innehåller stöd för:
  - Portföljstyrning
  - Programstyrning
  - Effektstyrning
  - Förändringsledning
  - Projektstyrning
• Anpassningsbar och oberoende av verksamhet, bransch och storlek på din organisation. Du kan använda modellen för både enkla och komplexa projekt, program och portföljer.
• PPS OnLine är en användbar webbapplikation för din vardag. PPS OnLine ger dig alltid tillgång till praktiskt stöd i det arbetet genom steg för steg-beskrivningar, mallar och checklistor.
• Låg underhålls- och utvecklingskostnad. Du delar kostnaden för utveckling och underhåll med över 150 licenskunder.
• Erfarenhetsutbyte. För PPS kunder anordnas PMO-träffar och kunddagar där du får byta erfarenheter och nätverka med andra organisationer. Du har dessutom möjligheten att påverka PPS-modellens utveckling genom att delta i olika utvecklingsaktiviteter.
• Internationell standard. PPS produktledning bevakar internationella projektstandarder som IPMA, PMI och ISO. PPS ger dig en god grund för certifiering.
• Samverkar med andra arbetssätt. Synsätt och innehåll i PPS ger goda förutsättningar för samverkan med andra arbetssätt som Agilt, Lean och Scrum.
• PPS Utbildningar ger dig och din organisation rätt förutsättningar och insikt om hur ni kan jobba med modellen. Vi utbildar både verksamhetsinternt och i så kallade öppna kurser.
• PPS Konsulttjänster ger din verksamhet det stöd som ni behöver. Våra erfarna konsulter hjälper dig med de utmaningar som du står inför.

Se PPS Introduktionsfilm för mer info