Vi är Tieto
Se också
Tieto Caretech
Ett samtalsstöd som ger handläggaren mer närvaro i mötet
Vänersborgs kommun använder Lifecare AI Samtalsstöd för bättre kvalitet i samtal och dokumentation inom individ- och familjeomsorgen.
Kvalitet i dokumentationen och kvalitet i samtalet.
Emil Zingmark, enhetschef för digital utveckling och systemförvaltning, socialförvaltningen
Utmaningen
Inom individ- och familjeomsorgen är samtalet med individen centralt. Samtidigt ska handläggaren fånga det som sägs och dokumentera korrekt i verksamhetssystemet. När anteckningar måste skrivas parallellt med samtalet delas uppmärksamheten mellan personen och anteckningarna.
Vänersborgs kommun såg en möjlighet att minska den administrativa belastningen och skapa bättre förutsättningar för närvaro, lyssnande och relevanta följdfrågor. Målet var att ge ett praktiskt stöd i dokumentationsarbetet, inte att ersätta handläggarens bedömning.
Lösningen
Lifecare AI Samtalsstöd hjälper handläggaren att fånga innehållet i samtalet och använda det i dokumentationen. Handläggaren spelar in samtalet i Lifecare IFO, det verksamhetssystem som kommunen använder för dokumentation och ärendehantering. Med hjälp av AI transkriberas inspelningen till text och det skapas en sammanfattning. Då behöver handläggaren inte anteckna lika mycket medan personen berättar och kan i stället fokusera mer på samtalet. Efteråt kan handläggaren gå igenom texten och sammanfattningen, kontrollera detaljer och redigera underlaget innan relevant information förs över till den formella dokumentationen i Lifecare.
Handläggaren avgör vad som ska dokumenteras och ansvarar för den slutliga dokumentationen. Underlaget granskas och sparas aktivt innan det blir permanent. Funktionen fattar inga beslut.
Funktionen är integrerad med Lifecare IFO och följer systemets behörigheter. Personuppgifter och dokumentation hanteras i Lifecare, medan delar av bearbetningen sker tillfälligt inom EU/EES.
Fördelar i korthet
Resultat från den första pilotfasen
De tidiga kvalitetsvinsterna märktes framför allt i form av ökad närvaro i samtalet, ett mer aktivt och uppmärksamt lyssnande samt fler relevanta följdfrågor. Det blev också enklare att gå tillbaka och kontrollera detaljer. Ofta upplevdes sammanfattningen innehålla fler detaljer än handläggaren normalt hade hunnit dokumentera själv.
-
1
Mer närvaro i samtalet
Handläggaren behöver inte skriva lika mycket parallellt och kan ha bättre ögonkontakt och ställa relevanta följdfrågor.
-
2
Bättre dokumentationskvalitet
Transkribering och sammanfattning gör det lättare att fånga detaljer och återvända till det som faktiskt sades
-
3
Tryggare arbetssätt
Handläggaren får stöd att få med viktiga delar och kan kontrollera underlaget innan det sparas som dokumentation.
Man får med det man ska få med. Det kan ge en ökad trygghet i yrkesrollen, att man har gjort en bra utredning eller haft ett bra samtal och fått till en bra dokumentation.
Emil Zingmark
Införandet
Kommunens arbete inleddes i maj 2026 med en processledare, en systemförvaltare och två handläggare. Därefter introducerades funktionen stegvis i vuxenenheten, familjeenheten, barn- och ungdomsenheten samt ekonomiskt bistånd.
De första användarna fungerade som ambassadörer och deras erfarenheter bidrog till att fler handläggare blev nyfikna. Vid intervjutillfället hade omkring tio handläggare fått introduktion. Målet är samtliga handläggare, totalt cirka 40.
Kommunen började i liten skala för att säkerställa rätt behörigheter och hitta ett bra arbetssätt. Nästa steg är bredare utrullning och systematisk uppföljning av kvalitet och effektivitet.
Om kunden
Den nya funktionen används i Vänersborgs kommuns individ- och familjeomsorg. Arbetet drivs i samverkan mellan socialförvaltningen och enheten för digital utveckling och systemförvaltning. Lösningen används i Lifecare IFO av handläggare i flera verksamhetsdelar.
Från pilot till arbetssätt
För kommunen är tekniken bara en del av förändringen. Den långsiktiga nyttan beror också på hur arbetssättet utformas och följs upp. När fler handläggare har använt funktionen vill kommunen analysera dokumentationens kvalitet och om det blir lättare att återuppta ärenden och samtal, tex då en annan handläggare behöver delta i den fortsatta utredningen och därmed sätta sig in i ärendet.
Kommunen ser fram emot fortsatt utveckling av flödet, bland annat möjligheten att föra över material till journal med ett enklare knapptryck och att använda funktionen i fler delar av processen.
Ett stöd för det professionella mötet
Erfarenheten är att värdet inte bara handlar om att automatisera handläggarens arbete, utan om bättre förutsättningar att lyssna, förstå, ställa rätt frågor och dokumentera det som är viktigt.
För kommuner som vill pröva AI i socialtjänsten visar exemplet värdet av att börja nära verksamheten, använda befintliga system och låta användaren behålla kontrollen över den slutliga dokumentationen.