Köping kommune senker terskelen for bedre dokumentasjon med Lifecare KI Dokumentasjonsstøtte

I kommunal helse- og omsorgstjeneste er dokumentasjon en del av selve omsorgsarbeidet. Når notater mangler, er uklare eller blir registrert feil sted, påvirker det oppfølging, samarbeid og brukerens sikkerhet. 

Köping kommune hadde allerede jobbet med dokumentasjonsansvarlige, veiledninger, rutiner, opplæring og interne gjennomganger. Likevel oppstod det stadig utfordringer: Ikke alle følte seg trygge nok til å gå inn i fagsystemet og dokumentere, og mange var usikre på hvordan et notat burde formuleres. 

En viktig årsak var språket. Medarbeiderne har ulik språkbakgrunn og ulik erfaring med å skrive journalnotater. Dette kunne føre til korte, uklare eller mindre hensiktsmessig formulerte notater. I noen tilfeller ble dokumentasjonen ikke gjennomført i det hele tatt. 

Konsekvensene kunne merkes i det daglige arbeidet. Ledere, kolleger, helsepersonell, bemanningskoordinatorer og andre er avhengige av god dokumentasjon for å forstå hva som har skjedd rundt brukeren og hvilke tiltak som er gjennomført. Når informasjon mangler, blir det vanskeligere å sikre kontinuitet og kvalitet i tjenestene.

Köping kommune startet i liten skala. Representanter fra hjemmetjenesten, særskilte boformer og LSS (Lov om støtte og service til personer med visse funksjonsnedsettelser) ble valgt ut, med to til tre personer fra hvert område. Gruppen fikk en enkel introduksjon og testet KI-støtten i praksis gjennom pilotperioden. 

Piloten vokste deretter til rundt ti brukere. Da kommunen hadde samlet erfaringer og tilbakemeldinger, ble funksjonen rullet ut bredere innen helse- og omsorgstjenestene. I forkant av utrullingen produserte kommunen en kort informasjonsfilm, informerte ledere og publiserte informasjon på intranettet. 

Det ble ikke gjennomført noen omfattende opplæringsinnsats. Funksjonen kunne tas i bruk innenfor eksisterende arbeidsprosesser, noe som var viktig i en organisasjon med begrenset tid og støttekapasitet. Samtidig understreket Köping at løsningen ville fortsette å utvikle seg, og at tilbakemeldinger fra brukerne var en del av arbeidet. 

Köping kommune beskriver den største effekten så langt som todelt: flere notater og notater av bedre kvalitet. 

Den tydeligste fordelen i hverdagen er at ansatte får hjelp til å komme i gang. Støtten foreslår hvor mye som bør skrives, hvordan teksten kan forbli faktabasert og hvordan formuleringene kan gjøres tydeligere. For medarbeidere som føler seg usikre på svensk språk eller dokumentasjonsformatet, kan dette utgjøre en stor forskjell. 

Ifølge Jessica Blom von Alten, Systemadministrator i Köping kommune, fortalte en medarbeider i piloten at Lifecare journalsystemer ble enklere å bruke, og at hun opplevde at løsningen ga henne verktøyene hun trengte for å føle seg trygg nok til å dokumentere. 

For Köping var dette et viktig signal: Teknologien fungerte best når den ble opplevd som støtte i arbeidet, ikke som kontroll ovenfra. 

KI-støtten har også bidratt til å redusere risikoen for feil. Dersom en ansatt ved et uhell skriver inn et annet fornavn enn navnet på brukeren i den aktuelle journalen, sender systemet ut en advarsel. Tidligere kunne i verste fall et notat om én person havne i en annen persons journal. Nå får brukeren en tydelig påminnelse før teksten signeres. 

For både Tieto Caretech og Köping kommune har ansvarlighet vært sentralt. KI-støtten skal ikke erstatte faglige vurderinger, profesjonelt ansvar eller lokale rutiner. Den skal hjelpe brukeren med å skrive bedre, men det er fortsatt mennesket som må lese, vurdere og stå inne for det signerte journalnotatet. 

Løsningen er utviklet for dokumentasjon innen helse- og omsorgstjenester, med tilgangsstyring i Lifecare's journalsystemer og støtte for både lokal drift og skytjenester. Microsoft Azure brukes til tekstbehandling og transkribering. Ingen journaldata lagres permanent i Azure, kundedata brukes ikke til å trene KI-modeller, og all databehandling skjer innenfor EUs grenser. 

Dette gjør det mulig for kommunen å teste ny teknologi uten å miste fokus på de grunnleggende spørsmålene: Hvem har ansvar for innholdet? Hvor lagres informasjonen? Hvem har tilgang til den? Og hvordan sikres sporbarhet? 

Köping kommune bruker Lifecare som fagsystem innen helse- og omsorgstjenestene. Kommunen har et bredt Lifecare-miljø, inkludert støtte for utførere, saksbehandlere, gebyrhåndtering, boligadministrasjon, avvikshåndtering og områder knyttet til kommunal helsetjeneste. 

Arbeidet med Lifecare KI Dokumentasjonsstøtte har vært drevet av systemadministrasjonsteamet innen helse- og omsorg. Jessica Blom von Alten, systemadministrator, beskriver rollen som både utviklingsorientert og praktisk: å støtte ansatte, sørge for at systemene fungerer og samtidig følge med på nye arbeidsmåter.

Köping kommune viser hvordan KI kan innføres på en pratisk og ansvarlig måte i kommunale helse- og omsorgstjenester: Tett på brukeren, tett på det eksisterende fagsystemet og med tydelige rammer for ansvar og informasjonshåndtering. 

For Tieto Caretech er dette et eksempel på den typen KI-utvikling helse- og omsorgstjeneste trenger mer av. Ikke løsninger som lover for mye, men støtte som hjelper ansatte i konkrete arbeidsoppgaver, styrker kvaliteten steg for steg og lar organisasjonen beholde kontrollen.