Fra 1. januar 2027 blir bokføringspliktige virksomheter pålagt å sende elektronisk faktura til virksomheter som kan motta dette. Skattedirektoratet har nå også fastsatt forskriften som konkretiserer krav, overgangsregler og unntak. Les forskriften hos Skatteetaten.
Regjeringen har vedtatt krav om e-faktura og digital bokføring i næringslivet, for å harmonisere praksis med europeiske standarder og øke automatisering i næringslivet. Dette betyr at virksomheter må tilpasse både format og innhold i fakturaprosessene sine og endringene kan påvirke mer enn du tror.
Har systemene dine dataene som kreves for å støtte EHF i samsvar med EN 16931?
Mange tror at EHF-faktura allerede er standard, men i praksis brukes fortsatt andre elektroniske formater i store deler av norsk næringsliv – spesielt innen varehandel og industri.
De nye kravene til elektronisk fakturering fra 1. januar 2027 krever at man må sende faktura i EHF. For mange virksomheter vil dette bli ett spørsmål om: Har systemene dataene som kreves for å støtte EHF i tråd med EN 16931? EN16931 er en spesifikasjon på hvilke data en faktura må inneholde.
Dette tiltaket forventes å spare næringslivet for kostnader tilsvarende 10 milliarder kroner over en periode på 20 år, og er et tydelig eksempel på hva vi ønsker å oppnå, sier finansminister Jens Stoltenberg.
Hva innebærer kravene?
De nye kravene berører først sending av faktura og kun virksomheter som er bokføringspliktige. Hvor det spesifiseres at sender plikter til å sende EHF faktura hvis mottaker kan motta dette. Krav for mottak av EHF faktura først tre i kraft fra 1. januar 2030. Mange virksomheter mottar og sender andre formater som inneholder data eller struktur som ikke nødvendigvis finnes i EHF. Hva skjer med prosessene dine dersom data du er vant til å motta ikke lenger er tilgjengelig eller strukturert likt?
Mulige områder for endring
Dette er ikke nødvendigvis vanskelig – men det kan kreve endringer i:
- Datamodeller
- Integrasjoner
- Arbeidsprosesser
Derfor er det viktig å vurdere:
- Hvilke formater bruker vi i dag?
- Sender vi fortsatt PDF-faktura til kudner som kan mottak elektronisk faktura?
- Har våre systemer tilstrekkelig datagrunnlag for EHF/Peppol?
- Bruker vi EDIFACT, E2B eller andre strukturerte formater som må tilpasses innen 2030
- Vil en overgang til EHF/Peppol påvirke informasjon eller prosesser som i dag er integrert med andre EDI-meldinger?
PDF regnes ikke som elektronisk faktura etter de nye kravene. Andre strukturerte elektroniske formater, som EDIFACT og E2B, kan fortsatt benyttes i overgangsperioden frem til 1. januar 2030.
For mange handler dette derfor ikke bare om kunne støtte kravne, men også om datakvalitet og automatiserte faktura prosesser.
Betyr dette at min virksomhet ikke kan sende elektroniske fakturaer i andre formater enn EHF fra 01.01.2027?
Nei. Forskriften fastsetter EHF Fakturering og Peppol BIS Billing som godkjente standarder, men åpner samtidig for en overgangsperiode frem til 1. januar 2030.
I denne perioden kan virksomheter fortsatt bruke andre strukturerte elektroniske fakturaformater som er egnet for automatisert behandling. Skatteetaten nevner EDIFACT og E2B som eksempler. Dette betyr at etablerte EDI-baserte fakturaflyter kan videreføres i overgangsperioden. PDF regnes derimot ikke som et strukturert elektronisk fakturaformat.
Fra 1. januar 2030 er hovedregelen at de godkjente standardene skal benyttes. Les mer om forskriften hos Skatteetaten.
Vår anbefaling
Forbered støtte for EHF/Peppol, som blir hovedstandarden fremover. Virksomheter som i dag bruker andre strukturerte formater, som EDIFACT eller E2B, kan videreføre disse i overgangsperioden frem til 1. januar 2030. Bruk overgangsperioden til å planlegge hvordan dagens fakturaflyter skal tilpasses de nye kravene.
Vil du vite hvordan virksomheten din kan forberede seg?
Kontakt oss for rådgivning allerede i dag. Vi bistår virksomheter med å planlegge og iverksette nødvendige endringer slik at dere er fullt forberedt før EHF-kravet trer i kraft.
