Det er nå besluttet i lov, at det fra 1. januar 2027 vil være pålagt å sende elektronisk faktura i Norge.
Regjeringen har nylig foreslått krav om e-faktura og digital bokføring i næringslivet, for å harmonisere praksis med europeiske standarder og øke automatisering i næringslivet. Dette betyr at virksomheter må tilpasse både format og innhold i fakturaprosessene sine og endringene kan påvirke mer enn du tror.
Har systemene dine dataene som kreves for å støtte EHF i samsvar med EN 16931?
Mange tror at EHF-faktura allerede er standard, men i praksis brukes fortsatt andre elektroniske formater i store deler av norsk næringsliv – spesielt innen varehandel og industri.
De nye kravene til elektronisk fakturering fra 1. januar 2027 krever at man må sende faktura i EHF. For mange virksomheter vil dette bli ett spørsmål om: Har systemene dataene som kreves for å støtte EHF i tråd med EN 16931? EN16931 er en spesifikasjon på hvilke data en faktura må inneholde.
Dette tiltaket forventes å spare næringslivet for kostnader tilsvarende 10 milliarder kroner over en periode på 20 år, og er et tydelig eksempel på hva vi ønsker å oppnå, sier finansminister Jens Stoltenberg.
Hva innebærer kravene?
De nye kravene berører først sending av faktura og kun virksomheter som er bokføringspliktige. Hvor det spesifiseres at sender plikter til å sende EHF faktura hvis mottaker kan motta dette. Krav for mottak av EHF faktura først tre i kraft fra 1. januar 2030. Mange virksomheter mottar og sender andre formater som inneholder data eller struktur som ikke nødvendigvis finnes i EHF. Hva skjer med prosessene dine dersom data du er vant til å motta ikke lenger er tilgjengelig eller strukturert likt?
Mulige områder for endring
Dette er ikke nødvendigvis vanskelig – men det kan kreve endringer i:
- Datamodeller
- Integrasjoner
- Arbeidsprosesser
Derfor er det viktig å vurdere:
- Hvilke formater bruker vi i dag?
- Har datagrunnlaget i våre systemer tilstrekkelig for EHF?
- Vil vi miste data vi tidligere mottok i andre format?
- Hva må vi gjøre før 2027?
Sender du fortsatt PDF-faktura til noen kunder? Da vil endringen også treffe her. PDF regnes ikke som elektronisk faktura i denne sammenhengen.
For mange handler dette derfor ikke bare om kunne støtte kravne, men også om datakvalitet og automatiserte faktura prosesser.
Betyr dette at min virksomhet ikke kan sende andre endre alle elektroniske fakturaformatet enn til EHF fra 01.01.2027?
Ikke nødvendigvis – svaret er mer nyansert enn mange tror.
Loven selv (bokføringsloven § 10, jf. Lovvedtak 52) krever kun at faktura sendes i et "strukturert, elektronisk format... egnet for automatisert behandling". EHF er ikke navngitt i lovteksten og kravet er format nøytralt.
De konkrete formatkravene skal fastsettes i forskrift, som ennå ikke er endelig vedtatt. Skattedirektoratet har i høringsnotatet foreslått EHF som hovedregel, og gitt den etablerte Peppol/ELMA-infrastrukturen i Norge er det sannsynlig at EHF vil få en privilegert status.
Der mottaker kun kan motta EHF, er det liten tvil: da må avsender bruke EHF.
Der mottaker kan motta flere formater – for eksempel et bransjespesifikt EDI-format i tillegg til EHF – er det derimot uklart om avsender må velge EHF, eller om andre strukturerte, maskinlesbare formater også oppfyller lovens krav. Dette er særlig relevant for bransjer der fakturaformatet i dag er tett integrert med andre handelsmeldinger (ordre, pakkseddel, etc), og hvor bransjespesifikke data ikke uten videre lar seg overføre til EHF.
Vi forventer at forskriften vil klargjøre dette, inkludert eventuelle unntak eller overgangsordninger. Til den er kunngjort, er det ikke juridisk grunnlag for å si at EHF blir eneste tillatte format i alle tilfeller, men sannsynligheten er høy for at det blir standarden i praksis.
Vår anbefaling
Forbered EHF-kapasitet uansett, de fleste virksomheter vil trenge det fra 2027. Er din bransje avhengig av spesialiserte formater tett koblet til andre forretningsprosesser, følg forskriftsarbeidet nøye og sørg for fleksibilitet mellom formater til reglene er klare.
Vil du vite hvordan virksomheten din kan forberede seg?
Kontakt oss for rådgivning allerede i dag. Vi bistår virksomheter med å planlegge og iverksette nødvendige endringer slik at dere er fullt forberedt før EHF-kravet trer i kraft.
