noun_Email_707352 Breadcrumb arrow noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

"Den största transformationen sen Finlands självständighet"

Digital förnyelse av finska regeringens dokumenthantering

Mats Svensson

Head of Sales

Utmaningen

Finska regeringen hanterar dagligen enorma mängder av information och uplevde otillgänglig data och för många skilda processer.

Lösningen

Genom att införa VAHVA - ett så kallat harmoniserat case management system – sparar regieringen 13 miljoner euro per år. i det nya systemet rör sig information snabbt över organisationsgränserna, systemet är användarvänligt och tjänstemännen får mer tid att lägga på sitt arbete. 

Om kunden

Statsministeriet är en av Finlands 12 ministerier. Tillsammans utgör de 12 ministerierna den finska regeringen. Statsministerns kansli stöder statsministern och regeringen i planeringen av regeringens frågor och besläktade beslutsfattande. Kansliet ansvarar för praktiska arrangemang som rör beslutsfattande av republikens president och regering samt för regeringens och dess ministeriers gemensamma administrativa och tjänstefunktioner. Statsministeriets uppgifter innefattar samordning av EU: s angelägenheter i Finland, regeringskommunikation, statlig ägarstyrning, översättande av lagstiftning och utveckling av ministeriers administrativa och servicefunktioner.

Genom VAHVA blir kvaliteten på data konsekvent och data blir tillgänglig för de olika delarna av organisationen

Lättillgänglig och konsekvent data

Genom VAHVA blir kvaliteten på data konsekvent och data blir tillgänglig för de olika delarna av organisationen

När det blir enklare och snabbare att ta del av information får anställda vid regeringen mer tid att ägna åt sina arbetsuppgifter

Enkelhet

När det blir enklare och snabbare att ta del av information får anställda vid regeringen mer tid att ägna åt sina arbetsuppgifter

Ett system istället för sexton som är kostnadseffektivt och användarvänligt

Effektivitet

Ett system istället för sexton som är kostnadseffektivt och användarvänligt

Ett av Finlands viktigaste digitala projekt på gång  

Finska regeringen hanterar dagligen enorma mängder av information. Genom att införa VAHVA - ett så kallat harmoniserat case management system – sparar man nu 13 miljoner euro. 

Spela video

Det är viktigt för finska regeringen att uppdaterad information ständigt är tillgänglig för alla intressenter. Tidigare har regering använt flera olika system med olika funktion för ärende- och dokumenthantering. Totalt har det rört sig om 16 olika system som inte kan samverka.  Några av systemen har dessutom varit omoderna och dyra att underhålla.

Olika departement har kommit olika långt med digitaliseringen av information, till exempel har inrikesdepartementet kommit ganska långt medan andra departementet varken använt ett gemensamt digitalt system eller onlinetjänster tidigare.

Vårt mål var inte att digitalisera en pappersprocess utan att centralisera informationen

Suvi Albert

Programchef på förvaltningsavdelningen vid premiärministeriets kontor.

Det nya systemet - VAHVA - som nu implementeras stödjer informationsflöde och samarbete mellan departement på ett helt nytt sätt. Att bara ha ett system istället för sexton sparar 12 miljoner euro i utvecklingskostnader och ytterligare en miljon euro varje år i arbetskraft- och underhållskostnader. 

- Systemet är väldigt annorlunda jämfört med de system vi tidigare använde. Vårt mål var inte att digitalisera en pappersprocess utan att centralisera informationen, säger Suvi Albert, programchef på förvaltningsavdelningen vid premiärministeriets kontor. 

I och med det nya systemet rör sig information snabbt över organisationsgränserna, systemet är användarvänligt och tjänstemännen får mer tid att lägga på sitt arbete. 

-Vi utvecklar inte bara ett nytt verktyg, utan gör förändraringar som påverkar det dagligt arbetet. En av våra största utmaningar framåt är att göra dessa förändringar till en del av vår kultur, säger Suvi Albert. 

En av våra största utmaningar framåt är att göra dessa förändringar till en del av vår kultur

Suvi Albert

Programchef på förvaltningsavdelningen vid premiärministeriets kontor.

Varför införs VAHVA? 

- Information som är relevant för att den finska regeringen ska kunna fungera optimalt och fatta beslut har inte varit tillräckligt tillgänglig och ibland långsam att ta fram.  

- Genom VAHVA blir kvaliteten på data konsekvent och data blir tillgänglig för de olika delarna av organisationen.  

- När det blir enklare och snabbare att ta del av information får anställda vid regeringen mer tid att ägna åt sina arbetsuppgifter 

- Att ha bara ett system istället för 16 sparar regeringen cirka 12 miljoner euro i utvecklingskostnader och ytterligare en miljon euro varje år i kostnader för arbetskraft och underhåll. 

Projektets start
 
Första fasen av VAHVA implementerades i maj 2018 i miljö-, justitie- och försvarsdepartementet. 

- Många tvivlade på projektet i början och misstänkte att vi det inte skulle gå att slutföra första delen i tid. Därför var det ett fantastiskt ögonblick när vi avslutade i tid och höll budget, Janne Kerkelä, generaldirektör på förvaltningsavdelningen. 

Ett fantastiskt ögonblick när vi avslutade i tid och höll budget

Janne Kerkelä

Generaldirektör på förvaltningsavdelningen

Införandet sker i fyra faser – klart 2020 

VAHVA baseras på lösningen Public 360° och kommer att implementeras i fyra faser. I andra fasen införs en mobilklient och en enkel funktionalitet för att hantera möten. I den tredje fasen, som sker under våren 2019, kommer nuvarande beslutssystem att bytas ut. Övergången till elektroniska tjänster kommer att slutföras i slutet av 2019. År 2020 kommer klassificerade data på ST3-nivå att tas in i systemet. I slutfasen kommer EU-data och material att läggas till. 

Dela på Facebook Twittra Dela på LinkedIn