Dette er Tieto
Our businesses
Kundecase
Tidligere kunne lederne i Porsgrunn kommune starte mandagen med en bunke gule lapper liggende på skrivebordet. Hvem hadde vært syk i helgen? Hvem hadde tatt ekstravakter? Hvilke endringer var gjort i turnusen? I dag er informasjonen tilgjengelig med noen få klikk.
Ved hjelp av Lifecare Ressursstyring har Porsgrunn kommune digitalisert sentrale arbeidsprosesser knyttet til bemanning og turnusplanlegging. Resultatet er mindre manuelt arbeid, bedre oversikt og mer tid til ledelse. For nærmere 4 000 ansatte og rundt 240 ledere har overgangen gjort en merkbar forskjell i arbeidshverdagen.
Hva betyr løsningen for de som faktisk bruker den? Porsgrunn kommune deler sine erfaringer og forteller hvordan løsningen bidrar i det daglige arbeidet.
Da Porsgrunn kommune skulle vurdere fremtidens løsning for ressursstyring, hadde de brukt det samme systemet i over ti år. Utfordringen handlet ikke bare om teknologi som var i ferd med å bli utdatert. Mange administrative oppgaver krevde omfattende manuell oppfølging, kontroll og beregninger fra ledernes side.
Ved turnusplanlegging måtte lederne selv holde oversikt over komplekse arbeidstidsbestemmelser og tariffkrav. Oppsto det avvik, var det opp til den enkelte leder å beregne hvilken kompensasjon den ansatte hadde krav på.
Prosessene var tidkrevende og innebar en risiko for feil og ulik praksis mellom avdelinger.
Lederne våre druknet i drift. Lifecare Ressursstyring bidrar til å løse nettopp det.
Kommunen etablerte en bredt sammensatt prosjektgruppe for å kartlegge behov og definere krav til en ny løsning.
Ambisjonen var tydelig: De ønsket ikke bare å erstatte et eksisterende system, men å investere i en løsning som kunne forenkle arbeidshverdagen i dag og samtidig utvikle seg i takt med kommunens fremtidige behov.
Valget falt på Lifecare Ressursstyring.
For lederne handler en viktig del av gevinsten om at systemet tar over noe av kontrollarbeidet som tidligere måtte gjøres manuelt. Dersom en leder planlegger arbeidstid som bryter med lov- eller avtaleverk, varsler systemet automatisk. Lederen får informasjon om hva som er feil og veiledning til hvordan situasjonen kan korrigeres.
– Systemet er bygd opp på en måte som sikrer etterlevelse av lov- og avtaleverk. Lederne slipper å pugge alt, fordi de får et varsel dersom de er i ferd med å gjøre et lovbrudd. Løsningen forteller hva bruddet er og guider dem videre, forklarer Jacobsen.
Når kontrollarbeid og beregninger i større grad håndteres av systemet, frigjøres tid som kan brukes på medarbeideroppfølging, fagutvikling og ledelse.
Det er et verktøy som sparer mye tid både for ledere og ansatte
Digitaliseringen har også gitt de ansatte en mer aktiv rolle i bemanningsprosessene.
Gjennom funksjonen «Min arbeidsplan» kan de ansatte blant annet:
Det som tidligere kunne innebære papir, beskjeder og manuell registrering, går nå direkte videre til lederen i systemet.
Det flyter sømløst. Det går direkte til lederens arbeidsbord, de kan behandle det der, og så er det ferdig. Papirløsningene vi hadde før, er borte.
Et konkret eksempel på gevinsten er kommunens bruk av Digital Vaktbok, en tilleggsmodul til Lifecare Ressursstyring
På kveld, natt og i helger kan ansatte med ansvarsvakt nå registrere blant annet fravær, vikarbehov og andre mindre endringer direkte i systemet. Dermed trenger ikke alle saker å vente til nærmeste leder er tilbake på jobb.
– Tidligere kunne en leder komme tilbake på mandag til en pult full av gule lapper og håndskrevne notater om hva som hadde skjedd i løpet av helgen. Nå ligger informasjonen digitalt, sier Klausen.
For kommunen har dette bidratt til mer selvstendige avdelinger og mindre sårbarhet når ledere ikke er til stede.
For Porsgrunn kommune handler overgangen til Lifecare Ressursstyring om langt mer enn å bytte system.
Prosesser som tidligere var avhengige av manuelle beregninger, papirskjemaer og tilgjengelige ledere, håndteres nå digitalt og mer effektivt. Ledere får bedre beslutningsstøtte, ansatte får større selvstendighet, og kommunen får bedre oversikt over bemanningen. Samtidig har kommunen investert i en løsning som videreutvikles i takt med nye behov, endrede arbeidsprosesser og fremtidige krav til ressursstyring.
Og mandag morgen kan i større grad starte uten en bunke gule lapper på skrivebordet.
Porsgrunn kommune er en mellomstor kommune på Sørøstlandet med rundt 38 000 innbyggere. Før innføringen av Lifecare Ressursstyring hadde kommunen benyttet det samme ressursstyringssystemet i mer enn ti år. Kommunen var moden for en mer funksjonell og moderne løsning som kunne støtte både dagens arbeidsprosesser og fremtidige behov. Derfor besluttet kommunen å samle hele organisasjonen, med unntak av skolesektoren, i én felles løsning for bemannings- og turnusplanlegging. I dag benytter rundt 4 000 ansatte og 240 ledere løsningen i det daglige arbeidet.
Har du spørsmål om våre løsninger eller ønsker mer informasjon om hvordan vi kan støtte helse- og omsorgstjenesten? Ta kontakt.