Hvordan Kanta-Häme bygget et samlet datagrunnlag som utgangspunkt for smartere helse- og omsorgstjenester

Da det finske velferdsområdet Kanta-Häme i Finland ble etablert i 2023, ble 15 tidligere organisasjoner og 11 kommuner slått sammen - alle med egne IT-systemer, datalagre og rapporteringsløsninger.

Til sammen var over 700 informasjonssystemer i bruk. Fragmenteringen gjorde det nær umulig å analysere data på tvers av helse- og sosialtjenestene. Innsikt innen økonomi, drift og pasientbehandling var isolert i siloer og krevde manuelle prosesser og Excel-baserte rapporter.

Mangelen på sentral kontroll førte også til høye kostnader og begrenset oversikt. “Vi hadde to ulike datavarehus kontrollert av eksterne leverandører. Samlet kostet de langt mer enn én integrert datalake,” forteller Chief Data Officer Katja Antikainen.

Samtidig økte forventningene fra finske myndigheter om transparent rapportering, korrekte diagnosedata og resultatbasert finansiering. For å innfri kravene trengte Kanta-Häme en sikker, skalerbar plattform som kunne samle alle datakilder og støtte kunnskapsbasert styring.

Kanta-Häme valgte Lifecare Data Platform fra Tieto Caretech, en løsning bygget på åpne standarder og skybasert arkitektur, for å samle alle kritiske dataressurser i ett, kontrollert miljø.

Data plattformen ble tatt i bruk i 2023. Allerede det første året ble rundt 30 av de viktigste og høyest prioritert kildesystemene - inkludert journalløsninger (EPJ), sosialtjenestesystemer, HR og økonomi - integrert. Siden har antallet IT-systemer blitt redusert fra 700 til rundt 500, med et mål om 300–400 innen 2026.

Antikainen’s Knowledge Management team på syv personer håndterer nå hele data- og rapporteringsstrukturen for fylkets 7 000 ansatte.“Tidligere jobbet 50-70 personer med rapporter i ulike enheter. Nå gjør et team på sju personer det samme for hele organisasjonen,” sier hun.

All visualisering av data skjer i Microsoft Power BI, tilgjengelig for alle ansatte via én portal. Hundrevis av brukere, fra ledere til klinikere, tar nå beslutninger basert på oppdaterte, delte dashboards.

Organisasjon: Velferdsområdet Kanta-Häme
Innbyggere: ~170 000
Årsbudsjett: €900 millioner
Ansatte: ~7 000
Omfang: Alle helse- og sosialtjenester på tvers av 11 kommuner

En kultur for datadrevet ledelse

Den kanskje viktigste endringen har vært kulturell. “Vi har gått fra 50-70 personer som lagde fragmenterte rapporter til syv prosesseksperter og hundrevis av databrukere,” sier Antikainen. Ledergrupper bruker nå dashboards i alle månedlige møter, for å se trender, sammenligne enheter og identifisere forbedringsområder. Tilliten til data øker i takt med bedre datakvalitet.

For å aksellerere adopsjonen, arrangerer data-teamet jevnlige opplæringsøkter og “dataklinikker” som hjelper ledere med å tolke rapporter og integrere datadrevet beslutningstaking.

Målbare resultater

• Systemreduksjon: 700 → 500 (-29 %), mål ~350
  Rapporteringspersonell: ~70 → 7 (-90 %)
  Brukere av analyseportalen: Hundrevis (tidligere < 70)
  Automatisering: Fra >10 manuelle Excel-rapporter til BI sanntidsdashboards

Operasjonell effektivitet

Rapportering som tidligere krevde 10-20 personer - særlig innen eldreomsorg - er nå helautomatisert. Økonomi-, HR- og kliniske data oppdateres hver natt.

Klinikere kan se egne pasientdata og aktivitetsmålinger, mens ledere får full oversikt over drift, ressursbruk og effekter.

Stor transformasjon i sosialtjenestene

Den største adferdsendringen kom i sosialtjenestene, der bruk av data tidligere var fraværende i beslutningsprosesser.

En betydelig forbedring gjaldt barnevernstjenester, der åpne saker ikke ble avsluttet riktig, noe som førte til oppblåste statistikker. Nye rapporter om datakvalitet avdekket dette problemet, noe som muliggjorde korrigerende tiltak og mer presis oppfølging.

Data plattformen muliggjør faktabaserte omstruktureringer av lokale omsorgstjenester. Ved vurdering av hvilke legekontor som skulle opprettholdes, benyttet ledelsen data om pasientvolum, bruksmønster og reiseavstander, og tok derfor beslutninger basert på fakta, ikke antakelser.

Nasjonal datarapportering og kontroll

Tidligere ble diagnosedata sendt direkte fra pasientsystemene til nasjonale myndigheter – uten Kanta-Hämes innsyn. Snart vil disse overføringene gå via Lifecare Data Platform, noe som sikrer at fylket kan gjennomgå, validere og korrigere informasjon før innsending.

Støtte for innovasjon og analyse

Det samlede datagrunnlaget gjør det nå mulig å starte initiativer som:

• Prosessutvinning for å visualisere og optimalisere pasient- og kundereiser.
• Prediktiv analyse og AI-piloter basert på enhetlige, høykvalitetsdata.
• Resultatsporing som kobler tjenestebruk til forbedringer i livskvalitet.

I pilotprosjekter bruker Kanta-Häme Microsoft Process Mining sammen med Tieto-eksperter for å analysere behandlingsforløp – I første omgang for depresjon og akutte barnevernssaker – og hjelper med å identifisere tidlige intervensjonsmuligheter, redusere tiden til korrekt diagnostisering og forhindre at kritiske situasjoner eskalerer. 

Veien videre

Skalering til nye bruksområder vil støttes av Tieto Caretech sitt pågående partnerskap og fylkets sterke interne kompetanse. «Å holde arkitekturen enkel har hjulpet oss mye. Vi bruker Power BI direkte på toppen av datalaken – ingen unødvendige lag,» sier Antikainen.

Konklusjon

På bare to år har Kanta-Häme i Finland bygget et samlet, sikkert og fremtidsrettet datagrunnlag som styrker både ledere, klinikere og ansatte i helse- og sosialtjenestene.

Det som startet som en teknisk konsolidering har utviklet seg til et kulturelt skifte mot datadrevet ledelse – en modell som andre nordiske regioner nå ønsker å kopiere.