noun_Email_707352 Breadcrumb arrow noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

Nya rutiner och smart e-tjänst kapar handläggningstiderna i Trelleborg

Digitalisering, ekonomiskt bistånd

Jörgen Larsson

Head of Sales

Utmaningen

Fram tills 2015 fick den som ansökte om ekonomiskt bistånd i Trelleborgs kommun vänta i åtta dagar på beslut. Kommunen hade även ännu längre handläggningstider för att utreda rätten till bistånd för nya ansökande som inte tidigare fanns i systemet.

Lösningen

Omorganisation och förenklade rutiner. Arbetsmarknadsförvaltningens ledning bestämde sig för att organisera om arbetet runt försörjningsstöd och tog hjälp av Tieto för att digitalisera ansökningsprocessen. Idag kan handläggarna ge besked om bistånd dagen efter att ansökan kommit in.

Om kunden

Trelleborgs kommun är Sveriges sydligaste kommun, har drygt 43 000 invånare. Det finns cirka 4 000 anställda i kommunen och arbetslösheten ligger på 8,4 procent. Mellan 400 och 500 hushåll ansöker om försörjningsstöd varje månad.

Snabba, enkla tjänster för invånarna med automatisering av arbetsflöden för kommunens anställda.

Bättre medborgartjänster

Snabba, enkla tjänster för invånarna med automatisering av arbetsflöden för kommunens anställda.

Idag kan ansökan göras digitalt, vart som helst, när som helst.

Tillgänglighet

Idag kan ansökan göras digitalt, vart som helst, när som helst.

De nya rutinerna innebär mindre väntan för de sökande och frigjorda resurser för verksamheten.

Effektivitet

De nya rutinerna innebär mindre väntan för de sökande och frigjorda resurser för verksamheten.

Ett förändrat synsätt på försörjningsstöd

För att underlätta kommunens administration av ekonomiskt bistånd behövs smart IT-stöd som avlastar handläggarna från tidsödande pappershantering. Samtidigt ställs allt högre krav på att tillgängliggöra information och beslut gentemot medborgarna på ett smidigt och säkert sätt via webben.

Trelleborgs kommun har sedan flera år förändrat sitt synsätt på försörjningsstöd, och stegvis infört nya rutiner.

– Traditionellt organiseras ekonomiskt bistånd inom socialförvaltningen, men vi har valt att lägga det under arbetsmarknadsförvaltningen. Fokus ligger på att den enskilde snabbt ska komma i jobb eller utbildning, och då kan vi inte ha långa handläggningstider för att utreda rätten till bistånd, säger Eleonore Schlyter, handläggare försörjningsstöd vid arbetsmarknadsförvaltningen i Trelleborgs kommun.

Före omorganisationen 2014 fick de som ansökte om ekonomiskt bistånd som regel besked inom åtta dagar, förutsatt att den sökande redan var inne i systemet. Om man sökte för första gången tog det 14 till 20 dagar.

Smart IT-stöd med fokus på medborgaren

Idag kan ansökan göras digitalt via internet, och beslut lämnas dagen efter.

– Det beror på att vi jobbar helt annorlunda än tidigare, och med hjälp av Tieto har vi infört moderna e-tjänster som stöder det nya arbetssättet, säger Eleonore Schlyter.

Trelleborgs kommun använder sedan många år Tietos verksamhetssystem Procapita. Den nya lösningen gör att digitalt lämnade biståndsansökningar går direkt in i systemet, där handläggarna tar emot dem utan mellanliggande pappershantering.

Idag kan ansökan göras digitalt via internet, och beslut lämnas dagen efter.

Eleonore Schlyter

Handläggare försörjningsstöd, Trelleborgs kommun

– Vi har tagit fram två olika e-tjänster med koppling till ekonomiskt bistånd. Den ena sköter själva ansökningsprocessen, medan den andra innebär att den sökande kan följa sitt ärende från ansökan till beslut och utbetalning genom att logga in på ”min sida” på kommunens hemsida, säger Carola Winberg, kundansvarig vid Tieto.

De digitala ansökningsformulären är utformade på ett sätt som gör att alla nödvändiga uppgifter kommer med. Tidigare var handläggarna ofta tvungna att skicka kompletteringsbrev för att ansökan inte var komplett eller handskrivna delar inte gick att läsa.

Eleonore Schlyter förklarar att ansökningsförfarandet också har förenklats genom att inga handlingar behöver bifogas. Tidigare krävdes kvitton, hyresavier eller liknande för att styrka ansökan.

– Däremot ska man kunna visa underlaget om man blir utvald för stickprov i efterhand. Vi gör slumpmässiga kontroller månadsvis. Det handlar om människosyn. De som söker ekonomiskt bistånd är inte annorlunda än folk som handlar på Ica. Man gör det för att man hamnat i en utsatt situation där alla andra möjligheter är uttömda, säger Eleonore Schlyter.

Sedan Trelleborgs kommun införde e-tjänsten i september 2015 har användningen ökat stadigt, och idag görs 75 procent av ansökningarna om ekonomiskt bistånd digitalt. De nya rutinerna innebär mindre väntan för de sökande och frigjorda resurser för verksamheten.

– Tidigare var vi sju handläggare inom försörjningsstöd, idag är vi fem. Två heltidstjänster har tagits bort och flyttats till andra delar av förvaltningen, konstaterar Eleonore Schlyter.

Från 7 till 5 handläggare: Med nya arbetssätt som stöds av Tietos e-tjänster har två heltidstjänster kunnat tas bort inom Trelleborgs kommuns försörjningsstöd

Eleonore Schlyter

Handläggare försörjningsstöd, Trelleborgs kommun

Samarbetet med Tieto har gett oss en bra grund för att möta medborgarnas förväntningar på ökad tillgänglighet och service, exempelvis med hjälp av nya e-tjänster

Eleonore Schlyter

Handläggare försörjningsstöd, Trelleborgs kommun

Dela på Facebook Twittra Dela på LinkedIn