noun_Email_707352 Breadcrumb arrow noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

UNINETT - Vellykket digitalisering i praksis med Public 360°

Public 360° har gjort ressurser og kostnadsstyring mer effektive, samtidig som kommunikasjonen internt og mellom universitetene i Norge øker.

Simen Myrum

Head of Sales & Customer Success

En felles løsning for informasjonshåndtering har ført til en mer effektiv ressurs- og kostnadsstyring, og styrket kommunikasjonen internt og mellom universitetene. De økonomiske besparelsene er svært høye, da de kun betaler for én utrulling i stedet for 35.

Utfordring

UNINETT ønsket en ny, felles informasjonshåndteringsløsning. De søkte etter en løsning som vil være en integrert del av deres arbeidsprosesser, slik at fokuset kunne skifte fra å arkivere dokumentene til å faktisk utnytte informasjonen. I tillegg måtte den nye løsningen forholde seg til gjeldende norske lovgivende standarder, være brukervennlig og i stand til å integreres med andre systemer i bruk.

Løsning

Tietos løsning er basert på Public 360 °, som er et standardisert sak, dokument og arkivsystem for offentlig forvaltning. Systemet er bygget på modulært som tillater organisasjoner av ulike størrelser ta i bruk det samme systemet og velge de funksjonene de trenger. I løpet av ett år har 35 organisasjoner implementert denne felles informasjonshåndteringsløsningen.

Gevinster

Organisasjonene har fått betydelige økonomiske besparelser: felles utviklings- og vedlikeholdskostnader, infrastruktur og testmiljø. Dokumenthåndteringsløsningen sørger for enhetlig drift og har gjort prosessene mer effektive i arbeidsforhold, administrasjon, forskning- og studenttjenester. Den automatiserte, raske informasjonsflyten, mobilbruken og det virtuelle arbeidsrommet har økt effektiviteten i arbeidet betydelig.

En felles løsning for informasjonshåndtering

I løpet av ett år har 35 offentlige utdannings- og forskningsinstitusjoner under Norges kunnskapsdepartement kjøpt og tilpasset en felles informasjonshåndteringsløsning ved hjelp av den offentlige IT-organisasjonen UNINETT. Den gamle løsningen fokuserte primært på arkivering av dokumenter og informasjon. Institusjonene ønsket nå et informasjonsforvaltningssystem som skulle fungere som en integrert del av deres arbeidsprosesser. Det var også viktig at den nye løsningen var i henhold til gjeldende norske lovgivende standarder (NOARK 5).

- Ved vurdering av ulike løsninger var en nøkkelfaktor brukervennlighet og evne til å integrere med andre systemer som er i bruk i vår del av offentlig sektor. Faktisk pris utgjorde kun om lag 20% av avgjørelsen, som viste seg å være en god forutsetning for å sørge for at brukervennligheten og integrasjonen fikk den vekten vi ønsket, sier Olav Isak Sjøflot, direktør, Tjenester og leveranser, UNINETT.

Løsningen er basert på Public 360°, som er en standard sak, dokument og arkivsystem for offentlig forvaltning. Systemet er bygget modulært, noe som gir organisasjoner muligheten til å ta i bruk det systemet og velge funksjonaliteten de trenger, uavhengig av organisasjonens størrelse.

Velorganisert helhet bak rask utrulling

Ifølge Sjøflot var det viktig å holde seg til den planlagte timeplanen ved utrulling av programmet. En felles plan ble laget for alle organisasjoner.

- For å lykkes i prosjektet måtte alle 35 deltakende institusjoner samsvare med gjennomføringen som ble definert av prosjektet og verifisert av pilotinstitusjoner. De ble hele tiden godt informert om status i prosjektet, og utrullingen var godt organisert. Tieto leverte som lovet og forventet i prosjektet, sier Sjøflot.

Kommunikasjon spilte en stor rolle i utrullingen. En stor innsats ble gjort for å drøfte endringen så mye som mulig, og alltid holde brukerperspektivet og gevinstrealisering i fokus. De forventet ikke at systemet skulle tilpasse seg gamle arbeidsprosesser, i stedet ble implementeringen av det nye systemet gjennomført i tråd med operasjonelle endringer. Ifølge Sjøflot er implementering et nytt system ofte en god mulighet til å se på etablert praksis med ferske øyne, og foreta justeringer deretter.

Felles innkjøp gir fordeler for 15.000 sluttbrukere

Implementeringen av et felles informasjonshåndteringssystem er relevant for om lag hundre organisasjoner innenfor rammen av UNINETTs IT-tjenester. Disse organisasjonene varierer i størrelse, fra små og mellomstore enheter til store organisasjoner, men de har fortsatt like prosesser innen utdanning og forskning. Siden utrullingen i det første året har nye organisasjoner senere sluttet seg til samme rammeavtale.

Løsningen har forent driften og gjort prosessene innen arbeidsforhold, administrasjon, forskning og studenttjenester mer effektive. For eksempel har automatisert informasjonsflyt fra deres studentstyringssystem forenklet prosessen med å finne informasjon ved å gjøre prosessen raskere og informasjonen lettere tilgjengelig.

-En populær forbedring er eMeetings-appen hvor de kan delta i møter, presentere informasjon og gjøre notater. 

UNINETT

UNINETT utvikler og driver det norske nasjonale forskningsnettet, som binder sammen rundt 200 norske utdannings- og forskningsinstitusjoner og mer enn 300.000 brukere, samt å gi dem tilgang til internasjonale forskningsnettverk. https://www.uninett.no/

Del på Facebook Tweet Del på LinkedIn