noun_Email_707352 Breadcrumb arrow noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

Trelleborg kommune: Raskere og smidigere saksbehandling

Nye rutiner og digitale innbyggertjenester reduserer saksbehandlingstiden.

Jörgen Larsson

Head of Sales

For to år siden måtte de som søkte om økonomisk sosialhjelp i Trelleborg kommune, vente i åtte dager på endelig vedtak. Dette var noe kommuneledelsen ønsket å gjøre noe med, og mente at en omorganisering samt digitalisering av søknadsprosessen med Tieto i spissen, kunne redusere tiden brukt på saksbehandling. I dag kan saksbehandlere gi informasjon om bistand dagen etter at søknaden ble levert.

- Samarbeidet med Tieto har gitt oss et godt grunnlag for å oppfylle innbyggernes forventninger til økt tilgjengelighet og service, for eksempel ved hjelp av nye innbyggertjenester, sier Eleonore Schlyter, saksbehandler økonomisk sosialhjelp, Trelleborg kommune

Endre tilnærmingen til økonomisk sosialhjelp

For å gjøre det enklere for kommunen å administrere økonomisk sosialhjelp, trengs det smart IT-støtte som avlaster saksbehandlernes manuelle arbeid. Samtidig stilles det også strengere krav til at informasjon og beslutninger skal være tilgjengelig for innbyggere på en enkel og sikker måte på nett.

- Trelleborg kommune endret tilnærmingen til økonomisk sosialhjelp for flere år siden, og har innført nye rutiner, trinnvis, sier Schlyter.

– Tradisjonelt håndteres økonomisk sosialhjelp i sosialforvaltningen, men vi har valgt å legge det under arbeidsmarkedsforvaltningen. Fokuset ligger på at hver enkelt raskt skal komme ut i jobb eller utdanning. Det betyr at vi ikke kan bruke mye tid på saksbehandling for å utrede retten til bistand, sier Eleonore Schlyter, saksbehandler for økonomisk bistand ved arbeidsmarkedsforvaltningen i Trelleborg kommune, sier Schlyter. 

Før omorganiseringen i 2014 måtte de som søkte om økonomisk sosialhhjelp, ofte vente i åtte dager før de fikk svar, forutsatt at søkeren allerede var inne i systemet. Hvis man søkte for første gang, tok det 14 til 20 dager.

Smart IT-støtte med fokus på innbyggeren

I dag kan søknaden sendes digitalt via internett, og vedtaket kommer dagen etter.

- Det er fordi vi har endret arbeidsmetode, og med hjelp av Tieto har vi innført moderne elektroniske tjenester som støtter den nye arbeidsmåten, sier Eleonore Schlyter.

Trelleborg kommune har brukt Tietos virksomhetssystem, Procapita, i mange år. Den nye løsningen sørger for at digitale søknader om bistand går direkte inn i systemet, der saksbehandlerne mottar dem uten å måtte håndtere papir.

- Vi har utviklet to forskjellige elektroniske tjenester koblet til økonomisk sosialhjelp. Den ene tar seg av selve søknadsprosessen, mens den andre tilrettelegger for at søkeren kan følge saken fra søknad er levert til vedtak og utbetaling ved å logge seg på «Min side» på kommunens nettsted, sier Carola Winberg, kundeansvarlig hos Tieto.

Det digitale søknadsskjemaet er utformet slik at alle nødvendige opplysninger blir med. Tidligere måtte saksbehandlerne ofte sende kompletteringsbrev fordi søknaden ikke var komplett, eller fordi håndskrevne deler var uleselige.

Eleonore Schlyter forklarer at søknadsprosessen også har blitt forenklet fordi man slipper å legge ved dokumenter. Tidligere var det behov for kvitteringer, leieavtaler eller liknende for å dokumentere søknaden.

- Ansatte skal kunne fremvise grunnlaget hvis de blir utvalgt til stikkprøver i etterkant. Vi gjennomfører tilfeldige kontroller hver måned. Det handler om menneskesyn. De som søker om økonomisk sosialhjelp, er ikke annerledes enn folk som handler på dagligvarebutikken, de gjør det fordi de har havnet i en utsatt situasjon der det ikke er noen annen mulighet, sier Eleonore Schlyter.

Siden Trelleborg kommune innførte den elektroniske tjenesten i 2015, har bruke økt jevnt, og i dag gjennomføres 75 prosent av søknadene om økonomisk sosialhjelp digitalt. De nye rutinene bidrar til kortere ventetid for søkeren, og virksomheten får frigjort ressurser.

Om Trelleborg kommune

  • Sveriges sørligste kommune, med over 43 000 innbyggere.
  • Ca. 4000 ansatte i kommunen. Arbeidsledighet 8,4 prosent.
  • Mellom 400 og 500 husholdninger søker om økonomisk sosialhjelp hver måned.

 

 

Del på Facebook Tweet Del på LinkedIn