noun_Email_707352 Breadcrumb arrow noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

Valtiokonttori: Tavoitteena kokonaan digitaalinen virasto

Sähköinen asianhallinta auttaa uudistamaan toimintamalleja

Kimmo Hannus

Head of Sales

Haaste

Valtiokonttori haluaa muuttua sisäisesti täysin digitaaliseksi virastoksi, missä asiakirjat valmistellaan, käsitellään sekä arkistoidaan sähköisesti lain vaatimalla tavalla. 

Ratkaisu

Toimitetaan Valtiokonttorille Suomen lainsäädäntöä vastaava Public 360°, tuetaan tiedonohjaussuunnitelmien tekemisessä ja koulutetaan järjestelmän käyttöönottoon.

Public 360° asian- ja arkistoinnin hallinta

Asiakkaasta

Valtiokonttori toimii valtiovarainministeriön hallinnonalalla. Se tuottaa tietopalveluja kansalaisille ja auttaa heitä julkisten palveluiden käytössä.

Valtiokonttori tuottaa valtion sisäisiä talouteen ja henkilöstöön liittyviä konsernipalveluja, hoitaa valtion varoja, lainoja, kirjanpitoa ja tapaturmakorvauksia sekä myöntää kansalaisille sotilasvamma- ja rikosvahinkokorvauksia ja hallinnoi valtion takauksia ja korkotukia. 

Lisäksi Valtiokonttori hoitaa valtion virastojen ja laitosten lakisääteiset tapaturma- ja vahinkovakuutukset, vakuuttamiseen liittyvät työnantajapalvelut ja tukee henkilöstön työkykyä ylläpitävää toimintaa. Valtiokonttori huolehtii perillisittä kuolleiden jäämistöjä ja käsittelee valtiota koskevat maksuvapautushakemukset.

Valtiokonttori
Valtiokonttori on siirtänyt toimintansa osa-alue kerrallaan sähköiseen muotoon. Asianhoito on digitalisoitunut ja virtaviivaistunut, kun ennen paperisena liikkunut tieto on viety sähköiseen muotoon.

Tehokkaammat asianhoidon prosessit

Valtiokonttori on siirtänyt toimintansa osa-alue kerrallaan sähköiseen muotoon. Asianhoito on digitalisoitunut ja virtaviivaistunut, kun ennen paperisena liikkunut tieto on viety sähköiseen muotoon.

Kun tieto on digitaalisessa muodossa, se on kaikkien tarvitsijoiden saavutettavissa entistä helpommin ja nopeammin eikä fyysistä arkistointitilaa enää tarvita.

Uusi tiedonjakamisen kulttuuri

Kun tieto on digitaalisessa muodossa, se on kaikkien tarvitsijoiden saavutettavissa entistä helpommin ja nopeammin eikä fyysistä arkistointitilaa enää tarvita.

Public 360° on tuonut Valtiokonttoriin uudenlaista läpinäkyvyyttä ja saavutettavuutta, kun kaikilla tietoa tarvitsevilla on helppo pääsy järjestelmään.

Läpinäkyvyys ja saavutettavuus

Public 360° on tuonut Valtiokonttoriin uudenlaista läpinäkyvyyttä ja saavutettavuutta, kun kaikilla tietoa tarvitsevilla on helppo pääsy järjestelmään.

Valtiokonttori: Tavoitteena kokonaan digitaalinen virasto

Paperinen asianhoito on mennyttä maailmaa

Valtiokonttori tarvitsee nykyaikaisen lainmukaisen dokumentin- ja asianhallintajärjestelmän, jonne siirretään aikaisemmin paperisena liikkunut ja arkistoitu tieto.

Käsiteltävän tiedon sähköistäminen on mahdollisuus Valtiokonttorin toiminnan uudistamiseen, prosessien läpikäymiseen ja vanhojen asianhoidon mallien tehostamiseen.

Asianhallintajärjestelmän rakentamisessa tulee huomioida rajapinnat muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Tavoitteena on vähentää tiedon etsintään kuluvaa aikaa ja tehdä informaatiosta helpommin löydettävää.

Tiedon säilyttäminen ja hyödyntäminen on iso osa Valtiokonttorin toimintaa ja asiantuntemusta esimerkiksi uusissa rahoitus- ja korvauspäätöksissä. Valtiokonttorissa on hyllymetreittäin arkistoitua tietoa ja uutta syntyy koko ajan. Arkistointi halutaan sähköiseksi.

Työprosessit kehittyvät ja virtaviivaistuvat samalla, kun etenemme P360-käyttöönotossa. Paperiprosessin kopioiminen yksi yhteen tietojärjestelmään ei olisi missään nimessä järkevää.

Tomi Poikola

Tietohallintojohtaja, Valtioneuvoston hallintoyksikkö

Tehokasta asiakirjanhallintaa

Tieto Public 360° mahdollistaa Valtiokonttorin toiminnan digitalisoinnin ja prosessien hoidossa syntyneiden asiakirjojen lainmukaisen sähköisen arkistoinnin.

Järjestelmän avulla Valtiokonttorin hallintoon, rahoitukseen ja kansalaispalveluihin liittyvä dokumentin- ja asiakirjanhallinta saadaan täysin sähköiseksi. Asianhallintaprosessit noudattavat valtakunnallista tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS) ja muodostetut dokumentit vastaavat lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (Sähke2).

Public 360° lisää asiankäsittelyn läpinäkyvyyttä, tukee sähköisten asiointipalvelujen jatkokehitystä ja mahdollistaa tietojen ja asiakirjojen tehokkaan elinkaarenhallinnan. Valtiokonttorin toiminta tehostuu ja henkilötyöaikaa säästyy, kun tieto on yhteistä tai tietyille käyttäjäryhmille kohdistettua.

Järjestelmän ansiosta pystytään paremmin seuraamaan, missä mennään. Nähdään mitä asiakirjoja on tullut, onko asiakirja tarkastamiskierroksella, hyväksymiskierroksella vai missä vaiheessa.

Anne Laine-Salminen

Apulaisjohtaja, Valtioneuvoston hallintoyksikkö

Dokumentin- ja asianhallinta rakennetaan ja otetaan käyttöön prosessi kerrallaan. Tiedon Public 360° -pohjainen ympäristö nimetään Valtiokonttorissa Valtikaksi.

Valtiokonttorin toimintamallit ja niiden hoidosta syntyvä tieto on käyty läpi yhteistyössä Tiedon asiantuntijoiden ja asiakkaan kanssa. Sähköiseksi siirrettäviin prosesseihin kuuluvat muun muassa rahoitustoiminta, taloushallinto, henkilöstöhallinto ja kansalais- ja yhteisöpalvelut kuten rikosvahinkokorvaukset ja maksuvapautuspäätökset.

”Olemme käyneet läpi järjestelmän suomat mahdollisuudet, meillä on ollut Tiedolta asiantuntija käytössä, kun on tehty tiedonohjaussuunnitelmia ja yhteistyössä on siirretty prosesseja itse järjestelmään”, Anne Laine-Salminen kertoo.

Public 360° -ympäristön rakentamisessa on otettu huomioon muut käytössä olevat järjestelmät. Esimerkiksi vakuutusprosesseissa päätökset tehdään ulkopuolisen applikaation avulla, mutta Sähke2-mukaiset dokumentit saadaan arkistoitua Public 360 -järjestelmän kautta.

Valtikka otetaan käyttöön osa-alue kerrallaan kolmessa eri päävaiheessa. Tieto vastaa myös järjestelmän käyttöönottokoulutuksista.

Työntekijöille uudistus on tuonut sujuvamman työprosessin. Esimerkiksi sekä korvaustoiminnan järjestelmät ja asian- ja dokumentinhallinta on integroitu keskenään, joten samat asiat soljuvat järjestelmästä toiseen saumattomasti.

Tomi Poikola

Tietohallintojohtaja, Valtiokonttori

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa LinkedInissä