noun_Email_707352 noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

Palveluohjaus nopeuttaa Salon varhaiskasvatuksen päätöksentekoa

Sami Kuorilehto

Head of Sales, Education Finland

Palveluohjaus otettiin käyttöön Salon päivähoidossa helmikuussa 2018. Yhteiset työpajat ja koulutukset määrittivät suunnan, kuinka toimintamallit ja -prosessit muuttuvat järjestelmän myötä. Tavoitteena oli nopeuttaa varhaiskasvatuksen hakemista ja esiopetukseen ilmoittautumista.

”Alkutuntuma Palveluohjaus-järjestelmän käyttöön on oikein hyvä. Päätöksenteko on sujuvampaa ja vapaiden paikkojen haku on kätevää”, kertoo palveluohjaaja Marja Kuisma Salon Lasten ja nuorten palvelut -yksiköstä.

Päivi Laakso johtaa Salossa kahta päiväkotia, joissa on yhteensä kahdeksan ryhmää. Hänen odotuksensa on, että aikaa säästyisi hakuprosesseista muihin tehtäviin. Lisäksi järjestelmä on jo tuonut mielenrauhaa, kun voi luottaa siihen, että sijoitus on tehty, eikä sitä tarvitse erikseen tarkistaa.

Päivi Laakso

Päivi Laakso 

 ”Toukokuu ja joulukuu ovat ruuhkaisimmat hakuajat. Kun sijoitukset voidaan nyt tehdä Palveluohjaus-järjestelmässä suoraan, prosessi helpottuu ja tieto siirtyy sujuvasti.”

Päiväkodin arkeen sijoitusehdotukset tulevat suoraan järjestelmästä. Vanhempien kanssa päiväkoti on tekemisissä vasta siinä vaiheessa, kun perhe on tietyn päiväkodin asiakas.

Päivi Laakson mukaan työpaja- ja koulutuspäivissä ymmärsi, miten järjestelmä toimii ja mihin se taipuu. Siirtyminen arjen käyttöön sujui mallikkaasti.

Järjestelmän pääkäyttäjä Nina Toivonen kertoo, että hankinnan tavoitteena oli selkeyttää prosesseja, nopeuttaa päätöksentekoa ja tätä kautta saada työajansäästöä.

”Ohjelmista löytyy aina kehitettävää ja olemme aktiivisesti lähettäneet ohjelmatoimittajalle kehittämisideoita. Näin saadaan yhteistyössä syntymään mahdollisimman hyvin hakemuksen jättäviä asiakkaita palveleva tuote”, Toivonen kiteyttää.

Yli 2 000 lapsen sijoituspäätös Palveluohjauksen kautta

Salossa on 26 kunnallista päiväkotia ja lisäksi kolme yksityistä palvelusetelipäiväkotia. Kunnallisia hoitopaikkoja on reilut 2 000 ja yksityisiä paikkoja on käytössä noin 120. Kunnallinen päivähoito koskee koko kaupungissa noin 1 600 perhettä. Lisäksi järjestelmän kautta tehdään toista sataa sijoitusta leikkikouluihin.

Marja Kuisma kertoo, että yksityisen päivähoidon kaikki paikat eivät ole nyt käytössä, mutta niiden määrä kasvaa jatkossa. Hän toteaa, että päätöksenteko toimii nyt erittäin hyvin myös yksityisten palveluntarjoajien kanssa.

Marja Kuisma

Marja Kuisma

Lasten varhaiskasvatuspäätöksiä tehdään jatkuvasti, sitä mukaa kuin hakemuksia saapuu. Suurimmat ruuhkat osuvat kevääseen, kun uudet lapset hakevat seuraavan syksyn varhaiskasvatus- ja esiopetuspaikkaa. Ensi syksyn esikoulupaikkojen käsittelyyn odoteltiin Palveluohjaus-järjestelmää, jotta sitä päästiin heti testaamaan todellisessa ruuhkassa.

”Järjestelmä on helppokäyttöinen ja selkeä. Koulutus sen käyttöön oli riittävä ja käytännän työ opettaa lisää. Kun päätöksiä on käsitelty aikaisemminkin sähköisesti muutos ei ole niin kovin suuri”, Kuisma mainitsee.

Automaatio nopeuttaa käsittelyä

Palveluohjaus on varhaiskasvatuksen käyttöön kehitetty järjestelmä, joka helpottaa ja nopeuttaa hakemusten käsittelyä ja sijoituspäätöksiä. Eri vaiheissa olevat hakemukset ovat omissa kansioissaan ja hakemuksia voidaan rajata alueen, toimintayksikön, tilan ja tyypin mukaan. Käyttäjän on helppo nähdä missä vaiheessa hakemuksen käsittely on ja hän voi rajata niitä mm. alueen, toimintayksikön, tilan ja tyypin mukaan.

”Järjestelmässä on paljon automaatiota, mikä nopeuttaa käsittelyä huomattavasti. Palveluohjaaja aktivoi tai poistaa hakemuksia, esimiehen työpöydälle saapuvat valmiit palvelupäätökset, jotka hän hyväksyy tai hylkää. Huoltaja saa valmiin ehdotuksen hoitopaikasta, jonka hän puolestaan hyväksyy tai hylkää”, kertoo Liisa Tiura Tiedosta.

”Kun järjestelmä nopeuttaa hakemusten käsittelyä, esimiesten aikaa vapautuu pedagogiseen johtamiseen.”

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa LinkedInissä